Article 1. Champ d’application
Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation de services (ci-après les « Conditions Générales ») sont conclues entre :
- D’une part, HELLOWORK, SASU au capital de 168 672 €, dont le siège social est sis 2 rue de la Mabilais à (35000) Rennes, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le numéro 428 843 130, représentée par Monsieur François LEVERGER, Directeur Général,
Ci-après désignée « HELLOWORK »,
et,
- D’autre part, tout client agissant dans le cadre de son activité professionnelle identifié notamment par son numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et bénéficiant des services, y compris dans le cadre d’une participation à une offre test de services,
Ci-après désigné le « Client ».
HELLOWORK et le Client pourront être ci-après appelés ensemble les « Parties » et individuellement une « Partie ».
Conformément à la législation en vigueur, ces Conditions Générales sont systématiquement communiquées à tout Client, afin de lui permettre de passer commande auprès de HELLOWORK.
Toute commande de Services tels que définis ci-après, fournis par HELLOWORK, ainsi que toute participation à une offre test des Services, implique, de la part du Client, l’acceptation préalable et sans réserve aux présentes Conditions Générales
Les Conditions Générales prévalent sur tout autre document ou échange :
- Antérieur portant sur la Commande, telle que définie ci-après,
- Ou postérieur et non formalisé par un avenant exprès, écrit et signé des Parties.
Ces Conditions Générales sont complétées par le Bon de commande, tel que défini ci-après, et forment un ensemble contractuel liant les Parties (ci-après le « Contrat »).
En cas de contradiction entre les Conditions Générales et le Bon commande, les Parties conviennent que les dispositions du Bon de commande prévaudront sur les Conditions Générales.
Les Parties conviennent également que les Conditions Générales peuvent être modifiées à tout moment par HELLOWORK. Les Conditions Générales applicables seront celles en vigueur au jour de la commande. HELLOWORK invite le Client à en prendre connaissance avant toute nouvelle Commande.
Le fait pour l’une ou l’autre des Parties de ne pas exercer, à un moment quelconque, une prérogative reconnue par les présentes Conditions Générales ne pourra en aucun cas être interprété comme une renonciation expresse ou tacite au droit d’exercer ladite prérogative à l’avenir.
Si une ou plusieurs stipulations des présentes Conditions Générales sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.
Article 2. Définitions
A chaque fois qu’ils seront utilisés dans le corps des présentes Conditions Générales, les termes ci-dessous auront la définition suivante, qu’ils soient employés à la forme du singulier ou du pluriel :
- « Applicant Tracking System» ou « ATS » : Désigne la plateforme de HELLOWORK mise à disposition du Client et permettant au Client de gérer et de suivre ses processus de recrutement, y compris de recevoir les candidatures des Candidats.
- « Bon de Commande » : désigne le document dont la signature par le Client matérialise la passation d’une Commande.
- « Candidat » : désigne toute personne physique non-professionnelle ayant complété un Questionnaire.
- « Commande » : désigne toute commande de Services.
- « Curriculum vitæ » ou « CV » : désigne le document établi par le Candidat détaillant notamment son parcours professionnel, sa formation ainsi que ses centres d’intérêts professionnels.
- « Campagne » : désigne la diffusion d’une Offre sur les Plateformes par HELLOWORK au moyen d’une publicité ciblant de potentiels candidats pour cette Offre et permettant l’accès des Utilisateurs au Questionnaire.
- « Offre » : désigne l’annonce d’emploi, d’alternance ou de stage du Client.
- « Plateforme» : désigne les réseaux et/ou médias sociaux tiers en ligne sur lesquels les Campagnes seront diffusées.
- « Questionnaire» : désigne un formulaire de candidature à une Offre regroupant des questions destinées à de potentiels candidats.
- « Utilisateur » : désigne toute personne physique ou morale exposée aux Campagnes, y compris les potentiels candidats ciblés par les Campagnes.
Article 3. Description des Services
Les services proposés par HELLOWORK, ci-après les « Services », permettent notamment :
- aux Clients :
- d’initier la mise en œuvre des Campagnes et le ciblage de profils spécifiques d’Utilisateurs,
- d’accéder et d’utiliser l’ATS,
- de visualiser et de trier les CV et les réponses des Candidats aux Questionnaires grâce à l’ATS,
- d’accéder à certaines statistiques liées aux réponses des Candidats aux Questionnaires ;
- aux Utilisateurs de consulter des Campagnes ;
- aux Candidats de répondre à des Offres en complétant un Questionnaire et de déposer leur CV en ligne ;
HELLOWORK se réserve le droit de faire évoluer les Services proposés au Client. HELLOWORK pourra en informer le Client dans les meilleurs délais.
Le Client reconnaît avoir pris connaissance des caractéristiques des Services préalablement à toute Commande. En conséquence, il est seul responsable du choix des Services retenus et de leur adéquation à ses besoins.
En tout état de cause, les caractéristiques des Services pourront à nouveau lui être communiquées par HELLOWORK sur simple demande de sa part.
Article 4. Conditions de mise en œuvre des Services
4.1 Conditions de diffusion des Campagnes
Toute Campagne doit faire l’objet d’une validation par le Client avant sa diffusion sur les Plateformes.
Le Client doit au préalable valider par écrit les éléments composant la Campagne, à savoir :
- la charte graphique et le support de présentation de la Campagne ;
- le contenu du Questionnaire dans les conditions de l’article 13 des Conditions Générales ;
- les Plateformes.
En l’absence de validation des éléments mentionnés ci-dessus par le Client, HELLOWORK ne pourra ni diffuser les Campagnes ni fournir les Services, et ne pourra en aucun cas être tenue responsable par le Client le cas échéant.
4.2 Condition d’accès du Client au compte ATS
Les CV des Candidats et les réponses aux Questionnaires sont mis à disposition du Client par HELLOWORK sur l’ATS.
Sous réserve que le Client n’ait pas souscrit à d’autres services fournis par HELLOWORK, incluant l’accès à l’ATS, HELLOWORK s’engage à donner au Client un accès, à titre gracieux, à l’ATS afin de lui permettre d’accéder aux réponses du Candidat au Questionnaire relatif à l’Offre diffusée sur les Plateformes au moyen d’une Campagne.
Dans le cas où le Client opte pour un autre support de réception des CV et des réponses des Candidats aux Questionnaires, le présent article et toutes les autres dispositions du Contrat relatives à l’ATS ne s’appliqueront pas.
4.2.1 Prérequis
Le Client fait son affaire personnelle de la mise en place des moyens informatiques et de télécommunication permettant l’accès à l’ATS.
En particulier, il appartient au Client de s’assurer de la compatibilité de son matériel informatique et des logiciels installés pour accéder à l’ATS. Le Client conserve à sa charge les frais de télécommunication lors de l’accès à l’Internet et de l’utilisation de l’ATS.
4.2.2 Accès
Un identifiant et un mot de passe confidentiels seront communiqués au Client pour la création de son compte ATS. Ces éléments ne lui seront transmis qu’après paiement de tout éventuel acompte.
Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, seule la combinaison de l’identifiant et du mot de passe permet au Client d’accéder à son compte ATS.
L’identifiant et le mot de passe valent preuve de l’identité du Client et l’engagent sur toute utilisation faite par son intermédiaire. Ils ont valeur de signature électronique au sens de l’article 1367 du Code civil.
Le Client est seul responsable de son identifiant et de son mot de passe. Le Client doit veiller à ne pas communiquer son identifiant et son mot de passe à des tiers ou membres de son personnel non autorisés et doit veiller à la sécurité de ses communications et du stockage de ses données de façon à éviter tout piratage ou diffusion de l’identifiant et du mot de passe à toute personne non autorisée.
En toute hypothèse, le Client supporte seul les conséquences qui peuvent résulter de la perte et/ou de l’utilisation frauduleuse de son identifiant et de son mot de passe par toute personne non autorisée. HELLOWORK décline toute responsabilité à ce titre.
En cas de perte ou de vol de son identifiant et/ou de son mot de passe, ou en cas d’utilisation par un tiers non autorisé, le Client doit immédiatement en informer HELLOWORK à l’adresse suivante : support-client @hellowork.com.
Article 5. Commandes
5.1 Pour toute Commande, le Client doit remettre à HELLOWORK le Bon de commande correspondant établi à cet effet par HELLOWORK, dûment signé avec la mention « Bon pour accord ». La signature du Bon de commande par le Client pourra être soit manuscrite soit électronique.
Le Bon de commande fixe les modalités de fourniture des Services, y compris les modalités de diffusion des Campagnes dont notamment le prix et la durée de diffusion de chaque Campagne souscrite par le Client.
5.2 Toute modification formulée par HELLOWORK à l’occasion de sa confirmation d’une Commande, sera réputée acceptée par le Client dans tous ses termes, à défaut de contestation écrite par le Client dans un délai de deux (2) jours ouvrés à compter de la date de sa communication.
HELLOWORK se réserve la faculté de refuser toute Commande qui contreviendrait à la réglementation applicable, à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ou émanant d’un Client avec lequel il existerait un litige relatif à une commande antérieure.
5.3 Les Commandes ne sont valablement formées qu’après paiement effectif de tout éventuel acompte exigé.
Les éventuels acomptes versés par le Client ne constituent en aucun cas des arrhes dont l’abandon autoriserait ce dernier à se dégager de sa Commande. Aucune Commande ne peut être annulée par le Client sans le consentement de HELLOWORK.
5.4 Le bénéfice d’une Commande est personnel au Client et ne peut être cédé sans l’accord préalable, exprès et écrit de HELLOWORK.
5.5 Le Client garantit la véracité et le caractère actuel des informations qu’il communique au moment de la Commande. Le Client est en tout état de cause seul responsable en cas de dysfonctionnement des Services qui serait lié au caractère erroné et/ou incomplet des informations communiquées et/ou réactualisées par ses soins.
5.6 En tout état de cause, tout Bon de Commande engage le Client dès sa signature quel qu’en soit le porteur ou le signataire.
Article 6. Durée de fourniture des Services – Résiliation anticipée
6.1 Les Services sont en principe fournis pour une durée déterminée, précisée sur le Bon de commande. Ils prendront effet à compter de la date indiquée sur celui-ci.
Les Services non utilisés ne pourront être reportés sur une durée excédant celle prévue sur le Bon de commande.
6.2 D’une manière générale, en cas d’inexécution par le Client de l’une quelconque de ses obligations, et notamment en cas de retard de paiement, la fourniture des Services pourra être immédiatement, et de plein droit, suspendue par HELLOWORK, par simple avis, et sans que le Client ne puisse prétendre à une quelconque indemnité au titre de cette suspension.
6.3 Chaque Partie peut par ailleurs résilier la Commande, de plein droit et avec effet immédiat, par lettre recommandée avec accusé de réception, si l’autre Partie commet un manquement à ses obligations contractuelles, sans y remédier dans un délai de quinze (15) jours calendaires suivant la réception d’une mise en demeure de s’exécuter adressée par la Partie lésée par lettre recommandée avec accusé de réception, et faisant état de l’intention de faire jouer la présente clause.
En cas de résiliation anticipée pour manquement du Client à ses obligations, il ne pourra prétendre au remboursement des sommes déjà versées. Il sera en outre immédiatement redevable de la totalité des sommes dues à HELLOWORK, sans préjudice de tous autres dommages et intérêts que HELLOWORK serait en droit de réclamer au titre de cette résiliation anticipée.
6.4. En tout état de cause, les droits d’utilisation du Client prendront fin de plein droit et immédiatement à la date de cessation de la fourniture des Services, qu’elle qu’en soit la raison.
6.5. Lorsqu’un Client n’utilise pas les Services, ou dont les données personnelles ne permettent plus le contact par mail pendant douze (12) mois consécutifs, HELLOWORK se réservera le droit de mettre un terme unilatéralement à la fourniture des Services.
Article 7. Délais d’exécution des Services
7.1 Sauf stipulation contraire, les délais d’exécution des Services communiqués sont donnés à titre indicatif.
7.2 En tout état de cause, le Client ne pourra protester contre aucun retard d’exécution et/ou de livraison qui serait dû à un cas de force majeure, à la défaillance d’un tiers, à un non-respect par le Client de ses obligations envers HELLOWORK, notamment en matière de paiement, ou encore si HELLOWORK n’a pas été en possession en temps utile des informations nécessaires à l’exécution des Services correspondants.
Article 8. Prix
Les modalités du prix des Services sont détaillées dans le Bon de commande.
Les Services sont fournis au tarif en vigueur à la date de la Commande ainsi qu’à la date de ses éventuels renouvellements.
Les tarifs s’entendent en euros et Hors Taxes (H.T.).
Dans le cas où le Client n’utiliserait pas la totalité des Services objet de la Commande, aucun remboursement, total ou sous forme de pourcentage du prix de la Commande, ne sera dû par HELLOWORK.
Article 9. Modalités de règlement
9.1 Les Commandes sont payables soit par virement soit par chèque dans un délai de trente (30) jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.
HELLOWORK se réserve le droit de demander le versement d’un acompte au moment de la Commande. En cas de paiements échelonnés, ces derniers le seront uniquement par prélèvement automatique.
9.2 En tout état de cause, HELLOWORK peut exiger toute garantie, un acompte, un délai de paiement réduit et/ou un règlement comptant avant l’exécution des Commandes, notamment en cas de première Commande, en cas de risque d’insolvabilité du Client et/ou en cas de risque de difficultés de recouvrement et/ou en l’absence de références jugées satisfaisantes par HELLOWORK.
9.3 Le règlement est réputé réalisé lors de la mise à disposition des fonds au profit de HELLOWORK, c’est-à-dire le jour où le montant est crédité sur l’un des comptes de ce dernier.
9.4 Aucun escompte n’est concédé en cas de paiement anticipé.
Article 10. Retard de paiement
10.1 En cas de retard ou défaut de paiement d’une seule facture à son échéance, des pénalités de retard seront appliquées de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire, et calculées depuis la date d’échéance jusqu’au jour du paiement effectif à un taux égal au taux de refinancement de la BCE, à son opération la plus récente, majoré de dix (10) points.
Tout retard de paiement entraînera en outre de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de quarante euros (40 €). Si les frais de recouvrement effectifs venaient à être supérieurs, HELLOWORK se réserve le droit de demander une indemnité complémentaire sur présentation de justificatifs.
10.2 De plus, tout retard de paiement pourra entraîner de plein droit la suspension immédiate de la fourniture des Services en cours, par simple avis, l’annulation de tous avoirs, remises ou ristournes hors taxes acquis sur factures établies ou à établir, ainsi que l’exigibilité immédiate de la totalité de toute créance de HELLOWORK.
10.3 En cas de défaut de paiement, quinze (15) jours calendaires après la première présentation d’une relance restée infructueuse, HELLOWORK pourra résilier de plein droit les Commandes correspondantes, ainsi que toutes Commandes impayées qu’elles soient livrées/exécutées ou en cours de livraison/exécution et que leur paiement soit échu ou non. HELLOWORK conservera alors les acomptes éventuellement versés sans préjudice de tous autres dommages et intérêts et de tous autres frais.
10.4 Le Client s’interdira de prendre motif d’une réclamation contre HELLOWORK pour différer le règlement d’une échéance en tout ou partie. HELLOWORK se réserve le droit, à tout moment, de fixer ou réduire l’encours du Client et d’adapter ses délais de paiement.
10.5 Toute réclamation faite au titre de la facturation doit être effectuée dans les quinze (15) jours calendaires de cette dernière. Au-delà, la facture est considérée comme irrévocablement acceptée dans son intégralité par le Client.
10.6 Pour tout Client de droit public, si une facture venue à échéance n’est pas réglée, même partiellement, des intérêts moratoires seront de plein droit appliqués et calculés depuis la date d’échéance jusqu’au jour du paiement effectif.
Article 11. Obligations générales du Client
11.1 Le Client doit utiliser chacun des Services d’une manière :
- Loyale ;
- Conforme aux présentes Conditions Générales,
- Aux règles de bonne conduite de l’Internet,
- Et aux dispositions légales ou règlementaires en vigueur.
11.2 Le Client s’interdit toute utilisation des Services dans le cadre d’activités prohibées par la loi et/ou contraires aux bonnes mœurs.
11.3 Le Client s’interdit notamment de :
- Afficher, émettre, télécharger et/ou transmettre, par quelque moyen que ce soit, tout contenu à caractère diffamatoire ou injurieux, non conforme à la réalité ou qui serait contraire aux lois en vigueur en France ;
- Afficher, émettre, télécharger et/ou transmettre, par quelque moyen que ce soit, tout contenu comprenant des virus informatiques ou tout autre code, dossier ou programme conçus pour interrompre, détruire ou limiter la fonctionnalité de tout logiciel, ordinateur, ou outil de télécommunication sans que cette énumération ne soit limitative ;
- Entraver ou perturber les Services, les serveurs, les réseaux connectés aux Services, ou refuser de se conformer aux conditions requises, aux procédures, aux règles générales ou aux dispositions réglementaires applicables aux réseaux connectés aux Services ;
- Utiliser les Services de manière qui pourrait, de quelque façon que ce soit
- porter atteinte aux droits et intérêts de tiers, et notamment aux droits de propriété intellectuelle ;
- rendre inutilisable, surcharger ou endommager l’ATS ;
- porter atteinte à l’image et à la réputation des Plateformes au moyen du contenu transmis à HELLOWORK afin d’être diffusé sur lesdites Plateformes.
- Tenter d’induire en erreur HELLOWORK en usurpant le nom ou la dénomination sociale d’autres personnes ;
- Contrefaire des en-têtes ou manipuler de toute autre manière l’identifiant de manière à dissimuler l’origine du contenu transmis par le Client pour la réalisation des Services ou de toute autre manière ;
- Reproduire, copier, revendre, ou exploiter dans un but commercial, quel qu’il soit, tout ou partie des Services, toute utilisation des Services, ou tout droit d’accès aux Services ;
- Violer, intentionnellement ou non, toute loi ou réglementation nationale ou internationale en vigueur.
11.4 Le Client s’oblige expressément à transmettre à HELLOWORK l’ensemble des informations et éléments de toute nature, notamment tout contenu visuel, rédactionnel, technique, nécessaire à la mise à dispositions des Services commandés par le Client. Le Client donne l’autorisation à HELLOWORK de diffuser sur les Plateformes l’ensemble des éléments transmis.
11.5 Le Client est seul et entièrement responsable du contenu qu’il transmet, par quelque moyen que ce soit, à HELLOWORK pour sa diffusion sur les Plateformes, la responsabilité de HELLOWORK ne pouvant être inquiétée de ce fait.
11.6 Le Client s’engage à permettre aux représentants ou à tout autre mandataire de HELLOWORK de s’assurer de l’utilisation des Services conformément aux clauses et termes des présentes Conditions Générales et du Bon de commande.
11.7 D’une manière générale, en cas d’inexécution par un Client de l’une quelconque de ses obligations mises à sa charge par les présentes Conditions Générales ou de toute autre stipulation contractuelle particulière mise à sa charge, ses droits d’utilisation correspondants pourront être immédiatement et de plein droit suspendus, par simple avis.
11.8 En souscrivant aux Services, le Client donne l’autorisation à HELLOWORK d’intégrer le contenu qu’il transmet sur les Campagnes et l’ATS.
11.9 En tout état de cause, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du non respect par le Client de l’une quelconque de ses obligations contractuelles.
11.10 Les Services ne peuvent-être utilisés directement ou indirectement par le Client à des fins autres que l’utilisation prévue dans le Contrat.
11.11 Le Client ne peut utiliser les Services et bénéficier des résultats liés à leur utilisation que pour son propre compte et son bénéfice personnel. Le Client s’interdit en conséquence de céder les droits qu’il détient en vertu des présentes à tout tiers.
En particulier, les CV, les candidatures et la mise en relation avec les Candidats sont exclusivement réservés aux Clients des Services.
Article 12. Obligations particulières relatives à la diffusion d’une Offre
12.1 Le Client s’engage à mettre à disposition des Offres à HELLOWORK pour la réalisation des Campagnes.
12.2 Le Client s’engage notamment à mettre à disposition, des Offres en parfaite conformité avec la réglementation applicable et notamment les articles L. 5331-1 et suivants du Code du travail. En particulier, le Client s’engage à rédiger des Offres décrivant de manière claire les principales caractéristiques du poste à pourvoir, sans introduire de condition discriminatoire à l’embauche.
Le Client reconnaît et accepte expressément que les éventuelles informations et assistance fournies par HELLOWORK dans le cadre de la rédaction de l’Offre n’ont qu’une valeur informative et qu’il est donc seul responsable du contenu de l’Offre.
En conséquence, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du contenu de l’Offre, de sa présentation, et généralement, de sa diffusion.
Le Client s’engage à ne pas revendre à des tiers les Services, ainsi que les résultats de l’utilisation des Services (CV, candidatures etc.).
Le Client s’interdit en conséquence de procéder à toute collecte à destination de tiers, et/ou d’autoriser toute collecte réalisée par un tiers pour l’usage de ce dernier.
12.3 Le Client ne peut fournir à HELLOWORK d’informations à caractère personnel concernant des tiers dans le cadre de la fourniture des Services.
Article 13. Obligations particulières relatives au Questionnaire
13.1 Le Client s’engage à communiquer à HELLOWORK le contenu qu’il souhaite voir figurer sur le Questionnaire au regard de l’Offre concernée, y compris, le cas échéant, son choix quant à l’intégration ou non de questions de préqualification destinées aux candidats potentiels.
13.2 Le Client s’engage notamment à ne communiquer à HELLOWORK, que du contenu en parfaite conformité avec la réglementation applicable. En particulier, le Client s’engage à ne communiquer que des questions utiles et pertinentes destinées à mettre en évidence les critères d’embauche essentiels pour le poste à pourvoir, sans introduire de condition discriminatoire à l’embauche.
HELLOWORK pourra par ailleurs refuser toute Campagne si le contenu du Questionnaire faisant l’objet de ladite Campagne devait contrevenir aux conditions d’utilisation des Plateformes ou aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. HELLOWORK ne pourra être tenue pour responsable du refus de diffuser la Campagne le cas échéant, ce refus ne pouvant ouvrir droit à quelques dommages intérêts pour le Client.
Le Client reconnaît et accepte expressément que les éventuelles informations et assistance fournies par HELLOWORK dans le cadre de la rédaction du Questionnaire n’ont qu’une valeur informative et qu’il est donc seul responsable du contenu du Questionnaire. Par conséquent, HELLOWORK ne pourra être tenue pour responsable du contenu des Questionnaire.
En conséquence, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du contenu du Questionnaire, de sa présentation, et généralement, de sa diffusion via les Campagnes.
13.3 HELLOWORK s’engage à transmettre les réponses de Candidats au Questionnaire au Client, sur son compte ATS, une fois le Questionnaire entièrement complété par les Candidats.
13.4 HELLOWORK ne garantit en aucune manière ni le volume ni la qualité des réponses des Candidats au Questionnaire.
Article 14. Propriété intellectuelle
14.1 Eléments relatifs à l’ATS
La charte graphique de l’ATS, ainsi que toutes les marques, logos, contributions, photographies, données, bases de données, textes, commentaires, illustrations, images animées ou non, séquences vidéo, sons, brevets, données privées, technologies, produits, publications, process ainsi que toutes les applications informatiques qui pourraient être utilisées pour faire fonctionner l’ATS et plus généralement tous les éléments reproduits ou utilisés à travers l’ATS sont protégés au titre de la propriété intellectuelle par les lois en vigueur.
Ils sont la propriété pleine et entière de HELLOWORK ou de ses partenaires. Toute reproduction, représentation, utilisation ou adaptation, sous quelque forme que ce soit, de tout ou partie de ces éléments, y compris les applications informatiques, sans l’accord préalable, exprès et écrit de HELLOWORK ou du titulaire des droits, sont strictement interdites.
HELLOWORK se réserve la possibilité d’engager toute action pour faire sanctionner toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle.
14.2 Eléments relatifs aux Campagnes
Aux termes de chaque Commande, le Client cède à titre gratuit et non exclusif à HELLOWORK, l’intégralité des droits de reproduction et de représentation portant sur les éléments composant la Campagne, pour le monde entier aux fins de fourniture des Services, et ce, sur tout support et par tout moyen de communication, sur les Plateformes. Ce droit est accordé pour la durée du Contrat.
Le Client garantit à HELLOWORK qu’il détient l’intégralité des droits de propriété intellectuelle nécessaires à la présente cession et qu’elle ne porte en conséquence pas atteinte aux droits de tiers.
Le Client reconnaît que la création des Campagnes nécessite l’intervention de logiciels tiers, et que HELLOWORK ne peut en garantir la conformité ni être tenue responsable si l’utilisation de ces logiciels portent atteinte aux droits de propriété intellectuelle du Client sur les éléments fournis pour la création des Campagnes.
Article 15. Références commerciales
Le Client autorise HELLOWORK, pendant toute la durée de la relation commerciale, à citer, à titre de référence commerciale, sur sa documentation commerciale et/ou les sites internet qu’il édite l’existence de leur relation commerciale.
Article 16. Photographies et/ou vidéos
Dans le cadre de la diffusion des Campagnes, HELLOWORK pourra être amenée à publier des photographies et/ou vidéos (ci-après les “Images”) du personnel du Client ou d’intervenants extérieurs (ci-après les “Participants”), sur les Plateformes, dans le cadre de la réalisation des Campagnes. Les Images ne seront utilisées à aucune autre fin par HELLOWORK.
Les Images seront publiées par HELLOWORK pour la durée du Contrat. Cependant, le Client peut demander à tout moment, par mail adressé à son contact habituel HELLOWORK, la suppression des Images, le cas échéant les Parties se concerteront pour statuer sur la continuité ou non de la Campagne concernée. Cette suppression sera effective dans les meilleurs délais à réception de la demande par HELLOWORK, sans préjudice des dispositions relatives à l’exercice des droits des Participants.
16.1 Droit à l’image des Participants
Le Client garantit qu’il a obtenu l’autorisation des Participants permettant la captation, la fixation et l’exploitation de leur image par HELLOWORK, dans les conditions définies au Contrat.
Dans l’hypothèse d’une contestation, de la part d’un Participant, de l’utilisation de son image par HELLOWORK et conforme à l’utilisation décrite dans cet article, le Client prendra en charge tous les frais liés à la défense de HELLOWORK et garantira HELLOWORK des éventuelles condamnations prononcées contre elle.
16.2 Utilisation des Images
16.2.1 Images fournies par le Client
Le Client cède à HELLOWORK les droits de reproduction et de représentation, permettant l’enregistrement et la diffusion des Images, par tout moyen technique connu à ce jour, sur les Plateformes. Cette cession est consentie uniquement pour permettre la réalisation des Campagnes et à aucune autre fin. Elle est consentie à titre gratuit, et pour la durée du Contrat.
Le Client garantit à HELLOWORK qu’il dispose sans restriction ni réserve de tous les droits permettant la représentation et la reproduction des Images. A ce titre, il garantit qu’il a régularisé, le cas échéant, les autorisations, conventions, cessions ou licences de droits nécessaires à la représentation et la reproduction par HELLOWORK, des Images, avec tout tiers qui pourrait détenir des droits sur tout ou partie des Images.
Le Client s’engage à transmettre à HELLOWORK des Images avec le nom de son auteur (ex : crédit photo intégré sur la photographie).
Le Client garantit HELLOWORK contre tout recours ou toute action que pourrait lui intenter, à un titre quelconque, toute personne qui estimerait détenir des droits, de quelque sorte que ce soit, sur tout ou partie des Images, ou toute personne estimant que ses droits d’auteur ne sont pas respectés (par exemple, car le Client n’a pas transmis le nom de l’auteur à HELLOWORK).
16.2.2 Images commandées auprès de HELLOWORK
16.2.2.1 Périmètre de la cession
Dans le cas où le Client décide de faire réaliser un shooting des Images par un prestataire sélectionné par HELLOWORK, HELLOWORK vendra le shooting au Client et lui cèdera les droits de reproduction, et de représentation, permettant l’enregistrement et la diffusion des Images, par tout moyen technique connu à ce jour :
- uniquement pour la réalisation des Campagnes ;
- sur les Plateformes ;
- pour le monde entier ;
- pour la durée du Contrat.
Lors de leur utilisation, les Images devront obligatoirement porter la mention des crédits : ©nomdelauteur. Cette obligation est valable quel que soit le support utilisé (internet, papier etc.).
16.2.2.2 Planification du shooting
Les Parties conviennent de fixer une date pour la réalisation du shooting. Une fois la date fixée, le Client aura la possibilité de demander le report de cette date une (1) fois à condition d’en informer HELLOWORK par mail, via son contact habituel, au moins dix (10) jours calendaires avant.
Toute demande de report du shooting ne respectant pas les conditions énoncées ci-dessus sera facturée d’un montant forfaitaire de cinq cents (500) euros correspondant aux frais exposés en raison du shooting reporté.
En toute hypothèse, les Parties conviendront ensemble d’une nouvelle date pour le shooting.
Article 17. Responsabilité
17.1 Stipulations générales
17.1.1 HELLOWORK s’engage à exécuter ses obligations en professionnel diligent et à se conformer aux règles de l’art en vigueur. Pour autant, il est expressément spécifié que HELLOWORK ne sera tenue que par une obligation de moyens et non de résultat pour l’ensemble de ses obligations au titre des présentes.
Le Client reconnaît et accepte expressément que les informations fournies pour l’utilisation des Services, y compris l’interprétation des réglementations, ne le sont qu’à titre purement informatif.
17.1.2 En tout état de cause, le Client utilise les Services sous ses seules directions, contrôle et responsabilité.
17.1.3 HELLOWORK ne pourra notamment pas être tenue pour responsable des dommages consécutifs à /au :
- Une inexécution ou une mauvaise exécution par le Client des obligations à sa charge au titre du Contrat ou des Services commandés ;
- Une mauvaise utilisation des Services par le Client.
17.1.4 HELLOWORK ne pourra par ailleurs pas être tenue pour responsable :
- De la performance économique des Services et des résultats de leur utilisation. A ce titre, HELLOWORK ne fait aucune garantie expresse ou implicite quant à l’impact des Services sur l’activité du Client.
- Du mauvais fonctionnement des éléments nécessaires (services et/ou produits) à la fourniture des Services, dont l’exécution et/ou la fourniture est réalisée par un tiers, quels que puissent être les conséquences ou les délais d’immobilisation des Services ;
- De l’adéquation des Services aux besoins du Client, qui relève en effet de la seule appréciation de ce dernier ;
- Des pertes ou des dommages survenus aux serveurs, matériels informatiques, informations, fichiers, données ou bases de données ou à tout autre élément transmis par le Client et dont le Client s’engage par les présentes à assurer la sauvegarde. Il appartient au Client de réaliser sous sa responsabilité et sous sa direction des sauvegardes régulières de l’ensemble des données traitées directement ou indirectement dans le cadre de la fourniture des Services par HELLOWORK.
- D’une quelconque contamination par un virus des fichiers du Client et des conséquences éventuellement dommageables de cette contamination.
17.1.5 En tout état de cause, les réparations dues par HELLOWORK en cas de défaillance du Service fourni dans le cadre des présentes qui résulterait d’une faute établie à son encontre correspondront au seul préjudice direct, personnel et certain lié à la défaillance en cause, à l’exclusion expresse de tout dommage indirect.
En aucun cas, HELLOWORK ne pourra être tenue responsable des préjudices indirects, c’est à dire tous ceux qui ne résultent pas directement et exclusivement de la défaillance partielle ou totale du Service fourni par HELLOWORK, tels que manque à gagner, préjudice commercial, préjudice financier, perte de commandes, atteinte à l’image de marque, trouble commercial quelconque, perte de données, perte de bénéfices ou de clientèle, pour lesquels le Client sera son propre assureur ou pourra contracter les assurances appropriées.
Toute action dirigée contre le Client par un tiers constitue un préjudice indirect et par conséquent, n’ouvre pas droit à réparation.
17.1.6 En tout état de cause, le montant des dommages-intérêts qui pourraient être mis à la charge de HELLOWORK, si sa responsabilité était engagée, sera limité au montant des sommes effectivement versées par le Client à HELLOWORK ou facturées au Client par HELLOWORK ou au montant des sommes correspondant au prix du Service, pour la part du Service pour laquelle la responsabilité de HELLOWORK a été retenue, étant précisé que sera pris en considération le montant le plus faible de ces sommes.
17.1.7 Toute action en responsabilité contre HELLOWORK sera prescrite un (1) an après la survenance du fait dommageable générateur.
17.2 Stipulations particulières relatives à l’accès et au fonctionnement de l’ATS
17.2.1 En vue d’assurer la maintenance technique de l’ATS, le Client reconnait que la fourniture des Services pourra être interrompue ponctuellement. Dans la mesure du possible, HELLOWORK s’efforcera d’en avertir au préalable le Client.
HELLOWORK décline toute responsabilité en cas d’un éventuel préjudice qui pourrait résulter de l’indisponibilité de l’ATS ou d’un problème de connexion à l’ATS.
17.2.2 Le Client convient que les protocoles actuels de transmission via Internet ne permettent pas d’assurer de manière certaine et continue la bonne réception des messages, ni l’intégrité des documents transmis ou l’identité de l’émetteur. Aussi, la responsabilité de HELLOWORK ne saurait être recherchée en cas de mauvaise transmission due à une défaillance ou à un dysfonctionnement de ces réseaux de transmission.
17.2.3 Aucune responsabilité de HELLOWORK ne pourra en tout état de cause être recherchée dans les cas suivants :
- en cas d’interruption pour maintenance programmée pour laquelle le Client est averti préalablement ;
- en cas d’interruption ou difficultés de fonctionnement indépendants de la volonté de HELLOWORK, notamment en cas d’interruption des services d’électricité ou des télécommunications, de pannes techniques causées par des actions de malveillance (attaque de « Hackers », etc.).
17.3 Stipulations particulières relatives à la diffusion d’une Campagne
17.3.1 Le Client reconnait que les Campagnes reposent pour partie sur des supports développés par des tiers et qu’à ce titre, HELLOWORK ne pourra être tenue pour responsable d’une indisponibilité ou d’un mauvais fonctionnement des Campagnes lorsque cette indisponibilité ou ce mauvais fonctionnement est imputable à un tiers.
17.3.2 HELLOWORK se réserve la faculté de refuser toute Campagne qui se révélerait contraire à ses intérêts matériels ou moraux, qui constituerait une atteinte aux bonnes mœurs ou à l’ordre public, ou qui contreviendrait aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, ou aux droits de tiers.
HELLOWORK pourra par ailleurs refuser toute Campagne en cas d’indisponibilité de son espace publicitaire ou, si le contenu de l’Offre ou du Questionnaire faisant l’objet de la Campagne devait contrevenir aux conditions d’utilisation des Plateformes ou aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.
En aucun cas HELLOWORK ne pourra être tenue pour responsable du refus de diffuser une Campagne pour l’une des causes énoncées ci-avant, ce refus ne pouvant ouvrir droit à quelques dommages intérêts pour le Client.
17.3.3 Tout retard, suspension dans la diffusion de la Campagne du fait notamment de défaillances techniques extérieures à HELLOWORK et indépendantes de sa volonté, ne peut motiver un refus de paiement, même partiel, de la part du Client, ni ouvrir droit à une nouvelle insertion aux frais de HELLOWORK ou à une indemnisation, sous quelque forme que ce soit.
17.3.4 Les défauts constitutifs de malfaçons dans le matériel publicitaire tels que notamment un poids électronique trop important des contenus des Campagnes, ou retard dans la livraison desdits éléments ne peuvent en aucun cas justifier la résiliation de la Commande, ni ouvrir droit à des dommages et intérêts au profit du Client.
17.3.5 HELLOWORK ne fournit aucune garantie expresse ou implicite quant à l’impact de la diffusion de la Campagne sur l’activité du Client.
17.3.6 Sous réserve de stipulations contraires dans le Contrat, la diffusion de la Campagne sur les Plateformes est en tout état de cause réalisée sous la seule responsabilité de HELLOWORK.
17.3.7 Le Client reconnait et accepte expressément que HELLOWORK n’est en aucun cas responsable des commentaires éventuels qui pourraient être faits par les Utilisateurs ou les tiers au sujet des Campagnes.
En conséquence, le Client garantit solidairement HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du contenu de la Campagne, de sa présentation, et généralement, de sa diffusion.
17.3.8 Le Client reconnait et accepte expressément que HELLOWORK n’est en aucun cas liée par un quelconque engagement d’exclusivité et/ou de non-concurrence dans le cadre de la diffusion d’une Campagne.
Article 18. Force Majeure
Aucune des Parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement quelconque à ses obligations contractuelles, si elle a été empêchée d’exécuter son obligation par un évènement de force majeure tel que défini à l’article 1218 du Code civil.
Les obligations des Parties au titre du Contrat ne pouvant être exécutées du fait dudit évènement, seront suspendues pendant la durée du cas de force majeure et reprendront dès la cessation de ce dernier.
L’inexécution d’une obligation liée au Contrat imputable à un cas de force majeure ne pourra faire l’objet d’aucun recours. En cas de survenance d’un tel évènement empêchant une Partie de respecter ses engagements, elle s’engage à en informer l’autre Partie dans les plus brefs délais.
Les Parties pourront librement résilier la Commande en cas de persistance du cas de force majeure au-delà de soixante (60 jours) à compter de la survenance du cas de force majeure, sans qu’aucune Partie ne puisse prétendre à l’octroi de dommages et intérêts.
Article 19. Données à caractère personnel
HELLOWORK veille tout particulièrement au respect de ses obligations en matière de collecte et de traitement des données à caractère personnel des Candidats et des personnels de ses Clients en conformité avec les règlementations en vigueur sur la protection des données personnelles, applicables en Europe et en France.
Les définitions utilisées ci-après sont celles de l’article 4 du règlement général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
19.1 Traitement de Données à caractère personnel par HELLOWORK en tant que Responsable de traitement
19.1.1 Traitement des Données à caractère personnel des salariés du Client
HELLOWORK collecte et traite des Données à caractère personnel des salariés du Client pour gérer sa relation avec le Client et permettre l’exécution du Contrat. HELLOWORK traite également dans son intérêt légitime ces Données à caractère personnel pour assurer sa prospection commerciale.
En tout état de cause, le Client accepte expressément le Traitement des Données à caractère personnel de son personnel pour les finalités décrites ci-dessus et s’engage à informer ses personnels concernés du contenu de la présente clause.
Les Données à caractère personnel des salariés du Client sont destinées exclusivement aux services habilités de HELLOWORK et sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Puis, pour une durée de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de la Personne concernée.
19.1.2 Traitement des Données à caractère personnel des Candidats dans le cadre de la complétion des Questionnaires
HELLOWORK collecte des Données à caractère personnel des Candidats via les Questionnaires et détermine les finalités et les moyens des Traitements qu’elle opère en tant que Responsable de traitement, au sens de la Règlementation applicable, au titre de la mise en relation du Candidat avec le Client.
Une fois le Questionnaire complété, les Données à caractère personnel du Candidat seront transférées par HELLOWORK au client sur son compte ATS. Le Client reconnaît et accepte expressément ne pouvoir utiliser ces Données à caractère personnel, en tant que destinataire des données, qu’au seul titre de la mise en relation sollicitée ou autorisée par le Candidat, et en tout état de cause à l’exclusion de toute prospection commerciale.
HELLOWORK garantit au Client la collecte loyale et licite des Données à caractère personnel des Candidats et le respect de l’information et du recueil du consentement des Candidats.
Dans le cas particulier d’une redirection du Candidat vers le site du Client par le clic d’un bouton à la fin du Questionnaire, le Client reconnaît et accepte expressément être seul responsable du traitement des données du Candidat collectées et traitées après une telle redirection, et du respect de ses obligations subséquentes.
En tout état de cause, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui serait engagée à son encontre par tout Candidat, Utilisateur ou toute administration, au titre d’un non-respect par le Client de ses obligations en matière de Traitement des Données à caractère personnel.
19.1.3 Dispositions communes
En application du RGPD, les Personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, d’un droit à la portabilité, à la limitation des traitements et d’un droit au retrait du consentement. Ces droits peuvent être exercés auprès du DPO. Elles disposent également d’un droit de définir des directives relatives au sort de ses données personnelles après leur mort.
Le Délégué à la Protection des Données de HELLOWORK (DPO) est Monsieur Philippe Lesauvage. Il peut être contacté :
- par e-mail à l’adresse dpo@hellowork.com ou
- par voie postale à l’adresse : 2 rue de la Mabilais à (35 000) Rennes.
Enfin, les Personnes concernées peuvent effectuer un recours auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
19.2 Traitement de Données à caractère personnel par HELLOWORK en tant que Sous-traitant
Les Parties sont convenues de préciser les termes et conditions de la sous-traitance de HELLOWORK à l’Annexe 1 s’agissant de la mise à disposition de l’ATS et de l’utilisation des Images.
Article 20. Domiciliation – Loi applicable – Tribunal compétent
Pour l’exécution des Conditions Générales, les Parties font élection de domicile à leur siège social.
Toute question relative aux présentes Conditions Générales, ainsi qu’aux Commandes qu’elles régissent, sera régie par le droit français.
En cas de litige, et à défaut de règlement amiable, tout différend ayant trait aux présentes Conditions Générales, ainsi qu’aux Commandes qu’elles régissent, sera de la seule compétence du tribunal de commerce de Rennes, même en cas de référé, d’appel en garantie, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs.
Annexe 1 : Contrat de sous-traitance
- Description des Traitements faisant l’objet de la Sous-traitance
Afin d’exécuter ses obligations contractuelles relatives à la mise à disposition de l’ATS et à la diffusion des Campagnes (utilisation des Images) et, HELLOWORK peut être amenée à réaliser des Traitements pour le compte du Client en suivant ses instructions.
Les finalités et les moyens du Traitement sont déterminées par le Client et décrit en annexe A (ci-après « Annexe A – Description des Traitements mis en œuvre par le Sous-traitant »).
Le Client agit alors en qualité de Responsable de traitement et HELLOWORK en qualité de Sous-traitant au sens de la Règlementation applicable.
- Obligations du Client
Pendant toute la durée de la relation contractuelle entre les Parties, le Client :
- Détermine la nature et les catégories de Données à caractère personnel concernées par le Traitement ;
- Garantit à HELLOWORK la collecte loyale et licite des Données à caractère personnel et le respect de l’information et du recueil du consentement des Personnes Concernées lorsque ce consentement est nécessaire pour permettre à HELLOWORK de réaliser les Traitements. Il est expressément convenu que cette garantie ne s’applique pas s’agissant des Données à caractère personnel collectées par HELLOWORK via le Questionnaire en tant que Responsable de Traitement ;
- S’engage à documenter par écrit toute instruction concernant la réalisation des Traitements par HELLOWORK ;
- S’engage à informer HELLOWORK de toute information dont il aurait connaissance, relative à la conformité des Traitements à la Règlementation Applicable et à l’exercice des droits des Personnes Concernées.
- Veille, au préalable et pendant toute la durée du Traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part de HELLOWORK ;
- S’engage à superviser le Traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de HELLOWORK.
- Obligations de HELLOWORK
HELLOWORK s’engage à :
- Respecter la Règlementation applicable ;
- Traiter les Données à caractère personnel uniquement pour les finalités déterminées par le Client et décrites à l’Annexe A ;
- Traiter les Données à caractère personnel conformément aux instructions documentées du Client. Si HELLOWORK considère qu’une instruction constitue une violation de la Règlementation Applicable, il en informe immédiatement le Client.
- Garantir la confidentialité des Données à caractère personnel traitées dans le cadre du Contrat ;
- Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données à caractère personnel en vertu du Contrat :
- s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
- reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données à caractère personnel.
- Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception (privacy by design) et de protection des données par défaut (privacy by default).
- Aider le Client pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des Données à caractère personnel.
- Aider le Client pour la réalisation de la consultation préalable de l’Autorité de contrôle.
En outre, si HELLOWORK est tenu de procéder à un transfert de Données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le Client de cette obligation juridique avant le Traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
- Sous-traitance ultérieure
HELLOWORK peut faire appel à un autre sous-traitant, ci-après le « Sous-traitant Ultérieur » pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’un Sous-traitant Ultérieur. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant Ultérieur et les dates du contrat de sous-traitance. Le Client dispose d’un délai maximum de dix (10) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance pourra être effectuée que si le Client n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.
Le Sous-traitant Ultérieur est tenu de respecter les obligations du Contrat pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à HELLOWORK de s’assurer que le Sous-traitant Ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le Sous-traitant Ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des Données à caractère personnel, HELLOWORK demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le Sous-traitant Ultérieur de ses obligations.
- Droit d’information des Personnes concernées
Il appartient au Client de fournir l’information aux Personnes concernées par les opérations de Traitement au moment de la collecte des Données à caractère personnel.
- Exercice des droits des Personnes concernées
Dans la mesure du possible, HELLOWORK doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des Personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du Traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Lorsque les Personnes concernées exercent auprès de HELLOWORK des demandes d’exercice de leurs droits, HELLOWORK doit adresser ces demandes dans les plus brefs délais au Client par courrier électronique à l’adresse électronique qui lui est communiquée.
- Notification des Violations de Données à caractère personnel
En cas de Violation de Données à caractère personnel, les Parties conviennent que HELLOWORK notifie au Client toute Violation de Données à caractère personnel dans un délai maximum de quarante-huit (48 h) heures après en avoir pris connaissance. Il précise dans sa communication les éléments suivants : la nature de la Violation de Données à caractère personnel, les catégories et le nombre approximatif de Personnes Concernées, les catégories et le nombre de fichiers concernés, les conséquences probables de la Violation de Données à caractère personnel, les mesures prises pour remédier à la Violation de Données à caractère personnel, et le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la Violation de Données à caractère personnel,
- Audit
HELLOWORK met à la disposition du Client les informations strictement nécessaires à la démonstration du respect par HELLOWORK de ses obligations au titre de l’article 28 du RGPD.
Un audit pourra être réalisé par le Client, ou par un auditeur indépendant ne concurrençant pas les activités de HELLOWORK, dans la limite d’un (1) audit par an. Cet auditeur indépendant est choisi par le Client et accepté par HELLOWORK. Cet auditeur possède les qualifications professionnelles requises et est soumis à un accord de confidentialité.
HELLOWORK devra être averti au moins quinze (15) jours ouvrés avant la tenue de l’audit. L’audit ne peut être effectué que durant les heures d’ouverture de HELLOWORK et d’une façon qui ne perturbe pas son activité. L’audit ne comporte pas d’accès à tous systèmes, information, données non liées aux Traitements réalisés dans le cadre des Services, ni d’accès physique aux serveurs sur lesquels sont sauvegardées les solutions logicielles de HELLOWORK.
Le Client prend à sa charge tous les frais occasionnés par l’audit.
- Mesures de sécurité
HELLOWORK s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d’assurer la sécurité des Données à caractère personnel des Personnes Concernées.
Le Client reconnait les mesures décrites en annexe B, ci-après « Annexe B – Mesures de sécurité et mesures organisationnelles », comme étant suffisantes et satisfaisantes.
- Sort des Données à caractère personnel
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement de ces données, HELLOWORK s’engage à détruire toutes les Données à caractère personnel. Une attestation écrite pourra être fournie sur demande exprès du Client.
Sur demande exprès du Client, les Données à caractère personnel pourront être restituées au Client.
- Registre des catégories d’activités de Traitement
HELLOWORK déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client comprenant :
- le nom et les coordonnées du Client pour le compte duquel il agit, des éventuels Sous-traitants Ultérieurs et, le cas échéant, du délégué à la protection des données;
- les catégories de Traitements effectués pour le compte du Client ;
- le cas échéant, les transferts de Données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du RGPD, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées;
- dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
- la pseudonymisation et le chiffrement des Données à caractère personnel le cas échéant;
- des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de Traitement;
- des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;
- une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
- Documentation
HELLOWORK met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.
Liste des Annexes :
- Annexe A: Description des Traitements mis en œuvre par le Sous-traitant
- Annexe B: Mesures de sécurité et mesures organisationnelles.
Annexe A : Description des Traitements mis en œuvre par le Sous-traitant
- Description des Traitements mis en œuvre dans le cadre de l’ATS
Dans le cas où le Client opte pour un autre support de réception des CV et des réponses des Candidats aux Questionnaires, la présente Annexe A ne sera pas applicable
Les Parties sont convenues que le terme « candidat », tel qu’il est utilisé ci-après, désigne toute personne physique ayant effectué une candidature pour une Offre, par tout moyen, y compris en complétant un Questionnaire dans le cadre de la fourniture des Services.
- Description des Traitements mis en œuvre dans le cadre de l’utilisation des Images
| Utilisation des Images des Participants pour la diffusion des Campagnes | |
| Présentation du traitement | Diffusion d’Images identifiant des Participants sur les Plateformes dans le cadre des Campagnes et de la fourniture des Services par HELLOWORK au Client. |
| Personnes concernées | Les Participants. |
| Données à caractère personnel traitées | Images identifiant des Participants. |
| Durée de conservation | Durée de la Campagne en lien avec les Images diffusées identifiant les Participants. |
| Destinataires des données traitées | · Interne HELLOWORK
· Tous Utilisateurs des Plateformes |
| Transfert des données hors de l’UE | Non |
| Sous-traitant ultérieur | · Next-OP (si shooting réalisé par Next-OP) ;
· Microsoft Azure pour le stockage des photos seulement ; · Vimeo pour le stockage des vidéos seulement (si les vidéos sont hébergées sur le compte Vimeo de HELLOWORK) |
Annexe 2 – Synthèse des mesures de sécurité et mesures organisationnelles
| Thème | Mesures | Objectif Hellowork | Actions | Réf. ISO 27001 | |
| Sécurité de l’hébergement | Hébergement Azure | Garantir la sécurité des données stockées. | Utilisation de datacenters certifiés ISO 27001 pour l’hébergement de la Plateforme et des données en France. | – Protection des données des candidats dans des datacenters sécurisés. – Absence de transfert de données hors UE. – Pas d’administration des systèmes hors UE. |
A.11.1.5 |
| Sécurité des communications | Echanges HTTPS | Assurer la confidentialité et l’intégrité des données échangées. | Cryptage des communications entre l’utilisateur et la Plateforme. | Connexion sécurisée des recruteurs à la Plateforme. | A.14.1.2 |
| Sécurité du réseau | VPN interne | Protéger les échanges internes de données. | Utilisation d’un VPN pour sécuriser les communications internes.
Echanges sécurisés entre les composants de l’architecture sur une infrastructure VPN. |
Accès sécurisé des équipes aux serveurs pour la maintenance. | A.13.1.1 |
| Intégrité des données | Sauvegardes sécurisées | Préserver la disponibilité et l’intégrité des données. | Mise en place de procédures de sauvegarde sécurisées. | – | A.12.3.1 |
| Gestion des accès aux données | Cloisonnement des données | Isoler et protéger les données du Client | Utilisation de VLANs et VPNs pour segmenter et sécuriser l’accès aux données. | Isolation des bases de données clients. | A.13.2.1 |
| Contrôle d’accès | Authentification des utilisateurs | Prévenir les accès non autorisés. | Mise en œuvre de procédures d’authentification robustes. | – | A.9.4.2 |
| Authentification forte | MFA sur authentification | Renforcer la sécurité des accès. | Utilisation de l’authentification multi-facteurs pour les sessions de travail et outils internes. | Utilisation d’un code reçu sur téléphone pour la connexion. | A.9.4.1 |
| Politiques de sécurité | Charte informatique | Établir des normes de sécurité. | Charte définissant les bonnes pratiques de sécurité et de confidentialité. | – | A.5.1.1 |
| Sécurité physique | Sécurité des serveurs et équipements d’accès aux données | Protéger les équipements physiques. | Mesures de verrouillage et de surveillance des serveurs informatiques. | – | A.11.1.2 |
| Formation et sensibilisation | Sensibilisation des utilisateurs | Renforcer la conscience de la sécurité auprès de tous. | Programmes de formation réguliers sur les bonnes pratiques de sécurité. | – | A.7.2.2 |