Conditions Générales de Vente – Magnet

Conditions Générales de Vente en vigueur entre le 20 mars 2025 et le 6 août 2026 : Accéder à cette version
Conditions Générales de Vente en vigueur entre le 14 novembre 2024 et le 19 mars 2025 : Accéder à cette version
Conditions Générales de Vente en vigueur entre le 14 mars 2023 et le 13 novembre 2024 : Accéder à cette version
Conditions Générales de Vente en vigueur entre le 5 juillet 2022 et le 13 mars 2023 : Accéder à cette version
Conditions Générales de Vente en vigueur entre le 8 décembre 2020 et le 4 juillet 2022 : Accéder à cette version

Article 1. Champ d’application

Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation de services (ci-après les « Conditions Générales ») sont conclues entre :

D’une part, la société éditrice de la solution, ci-après la « Solution», HELLOWORK, SASU au capital de 168 672 €, dont le siège social est sis 2 rue de la Mabilais à (35000) Rennes, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le numéro 428 843 130, représentée par Monsieur François LEVERGER, Directeur général,

Ci-après désignée « HELLOWORK »,

et,

D’autre part, tout client agissant dans le cadre de son activité professionnelle identifié notamment par son numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et bénéficiant des services de la Solution, y compris dans le cadre d’une participation à une offre test de services,

Ci-après désigné le « Client ».

HELLOWORK et le Client pourront être ci-après appelés ensemble les « Parties » et individuellement une « Partie ».

Conformément à la législation en vigueur, ces Conditions Générales sont systématiquement communiquées à tout Client, afin de lui permettre de passer commande auprès de HELLOWORK.

Toute commande de services de la Solution, tels que définis ci-après, fournis par HELLOWORK, ainsi que toute participation à une offre test de la Solution, implique, de la part du Client, l’acceptation préalable et sans réserve des Conditions Générales.

Les Conditions Générales prévalent sur tout autre document ou échange :

Antérieur portant sur la Commande, telle que définie ci-après,
ou postérieur et non formalisé par un avenant exprès, écrit et signé des Parties.

Ces Conditions Générales sont complétées par le Bon de commande, tel que défini ci-après, et forment un ensemble contractuel liant les Parties (ci-après le « Contrat »).

En cas de contradiction entre les Conditions Générales et le Bon de commande, les Parties conviennent que les dispositions du Bon de commande prévaudront sur les Conditions Générales.

Le Client prend acte que les Conditions Générales pourront être modifiées lors d’une prochaine Commande. HELLOWORK invite donc le Client à en prendre connaissance avant toute nouvelle Commande. En tout état de cause, les Conditions Générales applicables sont celles en vigueur au jour de la Commande.

Le fait pour l’une ou l’autre des Parties de ne pas exercer, à un moment quelconque, une prérogative reconnue par les présentes Conditions Générales ne pourra en aucun cas être interprété comme une renonciation expresse ou tacite au droit d’exercer ladite prérogative à l’avenir.

Si une ou plusieurs stipulations des présentes Conditions Générales sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.

Article 2. Définitions

A chaque fois qu’ils seront utilisés dans le corps des présentes Conditions Générales, les termes ci-dessous auront la définition suivante, qu’ils soient employés à la forme du singulier ou du pluriel :

« Back Office» : désigne l’interface d’administration permettant au Client de gérer, de configurer et de suivre les performances de la Solution.
« Bon de Commande » : désigne le document dont la signature par le Client matérialise la passation d’une Commande.
« Candidat » : désigne toute personne physique non-professionnelle utilisatrice des Services de la Solution et à la recherche d’un emploi.
« Commande » : désigne toute commande de Services.
« Curriculum vitæ » ou « CV » : désigne la note établie par le Candidat détaillant notamment son parcours professionnel, sa formation ainsi que ses centres d’intérêt professionnels.
« Offre » : désigne l’annonce d’emploi diffusée en ligne grâce à la Solution.
« Marque Employeur» : désigne l’ensemble des actions de communication mis en œuvre par le Client pour promouvoir son entreprise auprès de ses collaborateurs actuels et futurs dans le cadre de sa politique de ressources humaines.
« Utilisateur » : désigne tout collaborateur du Client, ainsi que toute personne dûment habilitée par celui-ci, à accéder au Back Office.

Article 3. Description de la Solution

HELLOWORK met à disposition une Solution, proposant un ensemble de services, ci-après les « Services », qui permettent notamment :

au Client de promouvoir sa Marque Employeur et de diffuser ses Offres sur cette Solution ;
aux Candidats de consulter des Offres ;
aux Candidats de déposer leur CV et de répondre aux Offres du Client.

HELLOWORK se réserve le droit d’améliorer la Solution et de faire évoluer les Services proposés au Client. HELLOWORK pourra en informer le Client dans les meilleurs délais.

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des caractéristiques des Services de la Solution préalablement à toute Commande. En conséquence, il est seul responsable du choix des Services retenus et de leur adéquation à ses besoins.

En tout état de cause, les caractéristiques des Services pourront à nouveau lui être communiquées par HELLOWORK sur simple demande de sa part.

Article 4. Conditions d’accès à la Solution

4.1 Pré-requis

Le Client fait son affaire personnelle de la mise en place des moyens informatiques et de télécommunication permettant l’accès aux Services qu’il a commandés et à la Solution.

En particulier, il appartient au Client de s’assurer de la compatibilité de son matériel informatique et des logiciels installés pour accéder à la Solution. Et notamment il appartient au Client de s’assurer qu’il utilise la version en cours ou la version précédente des principaux navigateurs compatibles avec la Solution.

Le Client conserve à sa charge les frais de télécommunication lors de l’accès à l’Internet et de l’utilisation de la Solution.

Disponibilité de la Solution

La Solution est en principe accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des suspensions en raison notamment :

de pannes, de défaillances ou de paralysie du réseau, du système et/ou des moyens de télécommunication ;
des interventions de maintenance corrective, préventive et/ou évolutive requises pour la mise à jour et le bon fonctionnement de la Solution.

4.3 Réversibilité

Le Client fait son affaire personnelle de la sauvegarde des données qu’il aura téléchargées via la Solution.

Article 5. Commandes

5.1 Pour toute Commande, le Client doit remettre à HELLOWORK le Bon de Commande correspondant établi à cet effet par HELLOWORK, dûment signé avec la mention « Bon pour accord ». La signature du Bon de commande par le Client sera électronique.

5.2 Toute modification formulée par HELLOWORK à l’occasion de sa confirmation d’une Commande, sera réputée acceptée par le Client dans tous ses termes, à défaut de contestation écrite par le Client dans un délai de deux (2) jours ouvrés à compter de la date de sa communication.

HELLOWORK se réserve la faculté de refuser toute Commande qui contreviendrait à la réglementation applicable, à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ou émanant d’un Client avec lequel il existerait un litige relatif à une commande antérieure.

5.3 Les Commandes ne sont valablement formées qu’après paiement effectif de tout éventuel acompte exigé.

Les éventuels acomptes versés par le Client ne constituent en aucun cas des arrhes dont l’abandon autoriserait ce dernier à se dégager de sa Commande. Aucune Commande ne peut être annulée par le Client sans le consentement de HELLOWORK.

5.4 Le bénéfice d’une Commande est personnel au Client et ne peut être cédé sans l’accord préalable, exprès et écrit de HELLOWORK.

5.5 Le Client garantit la véracité et le caractère actuel des informations qu’il communique au moment de la Commande. Le Client est en tout état de cause seul responsable en cas de dysfonctionnement des Services qui serait lié au caractère erroné et/ou incomplet des informations communiquées et/ou réactualisées par ses soins.

5.6 En tout état de cause, tout Bon de Commande engage le Client dès sa signature quel qu’en soit le porteur ou le signataire.

Article 6. Durée de fourniture de la Solution – Résiliation anticipée

6.1 La Solution est fournie pour une durée déterminée précisée sur le Bon de commande.

Les Services prendront effet à compter de la date indiquée sur celui-ci.

Les Services non utilisés ne pourront être reportés sur une durée excédant celle prévue sur le bon de commande.

6.2 D’une manière générale, en cas d’inexécution par le Client de l’une quelconque de ses obligations, et notamment en cas de retard de paiement, la fourniture de la Solution pourra être immédiatement, et de plein droit, suspendue par HELLOWORK, par simple avis, et sans que le Client ne puisse prétendre à une quelconque indemnité au titre de cette suspension.

6.3 Chaque Partie peut par ailleurs résilier la Commande, de plein droit et avec effet immédiat, par lettre recommandée avec accusé de réception, si l’autre Partie commet un manquement à ses obligations contractuelles, sans y remédier dans un délai de quinze (15) jours calendaires suivant la réception d’une mise en demeure de s’exécuter adressée par la Partie lésée par lettre recommandée avec accusé de réception, et faisant état de l’intention de faire jouer la présente clause.

En cas de résiliation anticipée pour manquement du Client à ses obligations, il ne pourra prétendre au remboursement des sommes déjà versées. Il sera en outre immédiatement redevable de la totalité des sommes dues à HELLOWORK, sans préjudice de tous autres dommages et intérêts que HELLOWORK serait en droit de réclamer au titre de cette résiliation anticipée.

6.4 En tout état de cause, les droits d’utilisation du Client prendront fin de plein droit et immédiatement à la date de cessation de la fourniture de la Solution, quelle qu’en soit la raison.

6.5 Lorsqu’un Client n’utilise pas les Services, ou dont les données personnelles ne permettent plus le contact par mail pendant douze (12) mois consécutifs, HELLOWORK se réservera le droit de mettre un terme unilatéralement à la fourniture de la Solution.

Article 7. Délais d’exécution des Services

7.1 Sauf stipulation contraire, les délais d’exécution des Services communiqués sont donnés à titre indicatif.

7.2 En tout état de cause, le Client ne pourra protester contre aucun retard d’exécution et/ou de livraison qui serait dû à un cas de force majeure, à la défaillance d’un tiers, à un non-respect par le Client de ses obligations envers HELLOWORK, notamment en matière de paiement, ou encore si HELLOWORK n’a pas été en possession en temps utile des informations nécessaires à l’exécution des Services correspondants.

Article 8. Prix

La Solution est fournie au tarif en vigueur à la date de la Commande ainsi qu’à la date de son éventuel renouvellement.

Les tarifs s’entendent en euros et Hors Taxes (H.T.).

Dans le cas où le Client n’utiliserait pas la totalité des Services de la Solution objet de la Commande, aucun remboursement, total ou sous forme de pourcentage du prix de la Commande, ne sera dû par HELLOWORK.

Article 9. Modalités de règlement

9.1 Les Commandes sont payables par virement ou par prélèvement automatique dans un délai de trente (30) jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.

HELLOWORK se réserve le droit de demander le versement d’un acompte au moment de la Commande. En cas de paiements échelonnés, ces derniers le seront uniquement par prélèvement automatique.

9.2 En tout état de cause, HELLOWORK peut exiger toute garantie, un acompte, un délai de paiement réduit et/ou un règlement comptant avant l’exécution des Commandes, notamment en cas de première Commande, en cas de risque d’insolvabilité du Client et/ou en cas de risque de difficultés de recouvrement et/ou en l’absence de références jugées satisfaisantes par HELLOWORK.

9.3 Le règlement est réputé réalisé lors de la mise à disposition des fonds au profit de HELLOWORK, c’est-à-dire le jour où le montant est crédité sur l’un des comptes de ce dernier.

9.4 Aucun escompte n’est concédé en cas de paiement anticipé.

Article 10. Retard de paiement

10.1 En cas de retard ou défaut de paiement d’une seule facture à son échéance, des pénalités de retard seront appliquées de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire, et calculées depuis la date d’échéance jusqu’au jour du paiement effectif à un taux égal au taux de refinancement de la BCE, à son opération la plus récente, majoré de dix (10) points.

Tout retard de paiement entraînera en outre de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de quarante euros (40 €). Si les frais de recouvrement effectifs venaient à être supérieurs, HELLOWORK se réserve le droit de demander une indemnité complémentaire sur présentation de justificatifs.

10.2 De plus, tout retard de paiement pourra entraîner de plein droit la suspension immédiate de la fourniture de la Solution en cours, par simple avis, l’annulation de tous avoirs, remises ou ristournes hors taxes acquis sur factures établies ou à établir, ainsi que l’exigibilité immédiate de la totalité de toute créance de HELLOWORK.

10.3 En cas de défaut de paiement, quinze (15) jours calendaires après la première présentation d’une relance restée infructueuse, HELLOWORK pourra résilier de plein droit les Commandes correspondantes, ainsi que toutes Commandes impayées qu’elles soient livrées/exécutées ou en cours de livraison/exécution et que leur paiement soit échu ou non. HELLOWORK conservera alors les acomptes éventuellement versés sans préjudice de tous autres dommages et intérêts et de tous autres frais.

10.4 Le Client s’interdira de prendre motif d’une réclamation contre HELLOWORK pour différer le règlement d’une échéance en tout ou partie. HELLOWORK se réserve le droit, à tout moment, de fixer ou réduire l’encours du Client et d’adapter ses délais de paiement.

10.5 Toute réclamation faite au titre de la facturation doit être effectuée dans les quinze (15) jours calendaires de cette dernière. Au-delà, la facture est considérée comme irrévocablement acceptée dans son intégralité par le Client.

10.6 Pour tout Client de droit public, si une facture venue à échéance n’est pas réglée, même partiellement, des intérêts moratoires seront de plein droit appliqués et calculés depuis la date d’échéance jusqu’au jour du paiement effectif.

Article 11. Compte Client – Identifiant et Mot de passe

Les Services sont accessibles via une authentification multi facteur, ci-après « MFA ». La MFA est obligatoire pour tous les Utilisateurs autorisés du Client, ou des Bénéficiaires, lorsqu’ils accèdent aux environnements du Client, ainsi que pour tout accès programmatique aux API lorsque techniquement applicable.

Le Client, ou les Bénéficiaires, est responsable de la configuration initiale et du maintien de la MFA sur ses domaines et applications, ainsi que de l’enrôlement des Utilisateurs et de la révocation des accès en cas de départ ou de compromission.

Le Client veille à la sécurité de ses équipements/terminaux, réseaux, navigateurs et IdP/SSO, à la confidentialité des facteurs (notamment mots de passe) et à la mise à jour régulière des composants, afin de préserver l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.

Le Client s’assure que ses Utilisateurs reçoivent une information et une formation adéquates sur l’usage de la MFA et les procédures de récupération sécurisée.

Ces éléments ne lui seront transmis qu’après paiement de tout éventuel acompte.

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, seule la combinaison de l’identifiant et du mot de passe permet au Client d’accéder à son compte.

L’identifiant et le mot de passe valent preuve de l’identité du Client et l’engagent sur toute utilisation faite par son intermédiaire. Ils ont valeur de signature électronique au sens de l’article 1367 du Code civil.

Après chaque accès à la Solution, le Client doit s’assurer qu’il quitte son compte à la fin de chaque session.

Le Client est seul responsable de son identifiant et de son mot de passe. Le Client doit veiller à ne pas communiquer son identifiant et son mot de passe à des tiers ou membres de son personnel non autorisés et doit veiller à la sécurité de ses communications et du stockage de ses données de façon à éviter tout piratage ou diffusion de l’identifiant et du mot de passe à toute personne non autorisée.

En toute hypothèse, le Client supporte seul les conséquences qui peuvent résulter de la perte et/ou de l’utilisation frauduleuse de son identifiant et de son mot de passe par toute personne non autorisée. HELLOWORK décline toute responsabilité à ce titre.

En cas de perte ou de vol de son identifiant et/ou de son mot de passe, ou en cas d’utilisation par un tiers non autorisé, le Client doit immédiatement en informer HELLOWORK à l’adresse suivante : support-client @hellowork.com.

Article 12. Obligations du Client

12.1 Le Client doit utiliser la Solution, d’une manière :

Loyale ;
Conforme aux présentes Conditions Générales,
Aux règles de bonne conduite de l’Internet,
Et aux dispositions légales ou règlementaires en vigueur.

12.2 Le Client s’interdit toute utilisation des Services proposés par la Solution dans le cadre d’activités prohibées par la loi et/ou contraires aux bonnes mœurs.

12.3 Le Client s’interdit notamment de :

Afficher, émettre, télécharger et/ou transmettre, par flux ou de toute autre manière, tout contenu à caractère diffamatoire ou injurieux, non conforme à la réalité ou qui serait contraire aux lois en vigueur en France ;
Afficher, émettre, télécharger et/ou transmettre, par flux ou de toute autre manière, tout contenu comprenant des virus informatiques ou tout autre code, dossier ou programme conçus pour interrompre, détruire ou limiter la fonctionnalité de tout logiciel, ordinateur, ou outil de télécommunication sans que cette énumération ne soit limitative ;
Entraver ou perturber les Services, les serveurs, les réseaux connectés aux Services, ou refuser de se conformer aux conditions requises, aux procédures, aux règles générales ou aux dispositions réglementaires applicables aux réseaux connectés aux Services ;
Utiliser les Services de la Solution de manière qui pourrait, de quelque façon que ce soit :

– porter atteinte aux droits et intérêts de tiers, et notamment aux droits de propriété intellectuelle

– rendre inutilisable, surcharger ou endommager les Services de la Solution ;

– nuire et empêcher l’utilisation normale et la jouissance des Services de la Solution aux Candidats ;

Tenter d’induire en erreur HELLOWORK en usurpant le nom ou la dénomination sociale d’autres personnes ;
Contrefaire des en-têtes ou manipuler de toute autre manière l’identifiant de manière à dissimuler l’origine du contenu transmis via la Solution ou de toute autre manière ;
Reproduire, copier, revendre, ou exploiter dans un but commercial, quel qu’il soit, tout ou partie de la Solution, toute utilisation des Services de la Solution, ou tout droit d’accès aux Services de la Solution
Violer, intentionnellement ou non, toute loi ou réglementation nationale ou internationale en vigueur.

12.4 Le Client s’oblige expressément à transmettre à HELLOWORK l’ensemble des informations et éléments de toute nature, notamment tout contenu visuel, rédactionnel, technique, nécessaire à la mise à disposition de la Solution commandée par le Client.

12.5 Le Client est seul et entièrement responsable du contenu qu’il transmet, par flux ou de toute autre manière, à HELLOWORK pour la diffusion de la Solution, la responsabilité de HELLOWORK ne pouvant être inquiétée de ce fait.

Par ailleurs, dans le cadre des Services, HELLOWORK peut mettre à disposition du Client des fonctionnalités permettant l’import automatisé de contenus accessibles depuis des sites internet, URL ou autres sources numériques communiqués par le Client.

Ces fonctionnalités ont notamment pour objet de faciliter la récupération et l’intégration de contenus destinés à la personnalisation de la Solution, tels que des logos, photographies, illustrations, images, etc.

Le Client demeure seul responsable du choix des sources qu’il communique à HELLOWORK ainsi que des contenus importés et utilisés dans le cadre des Services.

HELLOWORK intervient exclusivement en qualité de prestataire technique mettant à disposition une fonctionnalité d’import automatisé. HELLOWORK ne sélectionne pas les contenus importés.

Les contenus importés au moyen de cette fonctionnalité sont réputés avoir été communiqués par le Client à HELLOWORK au sens des Conditions Générales.

12.6 Le Client s’engage à permettre aux représentants ou à tout autre mandataire de HELLOWORK de s’assurer de l’utilisation des Services de la Solution conformément aux clauses et termes des présentes Conditions Générales et du Bon de commande.

12.7 D’une manière générale, en cas d’inexécution par un Client de l’une quelconque de ses obligations mises à sa charge par les présentes Conditions Générales ou de toute autre stipulation contractuelle particulière mise à sa charge, ses droits d’utilisation correspondants pourront être immédiatement et de plein droit suspendus, par simple avis.

12.8 En souscrivant à la Solution, le Client donne l’autorisation à HELLOWORK d’intégrer ces éléments aux différentes pages et rubriques sur les sites édités par HELLOWORK.

12.9 En tout état de cause, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du non-respect par le Client de l’une quelconque de ses obligations contractuelles.

12.10 Les Services de la Solution ne peuvent être utilisés directement ou indirectement par le Client à des fins autres que l’utilisation des Services.

12.11 Le Client ne peut utiliser les Services de la Solution et bénéficier des résultats liés à leur utilisation que pour son propre compte et son bénéfice personnel. Le Client s’interdit en conséquence de céder les droits qu’il détient en vertu des présentes à tout tiers.

En particulier, les CV, les candidatures et la mise en relation avec les Candidats sont exclusivement réservés aux Clients de la Solution.

Article 13. Obligations particulières relatives à la publication d’une Offre

Le Client s’engage notamment à mettre à disposition, des Offres en parfaite conformité avec la réglementation applicable et notamment les articles L. 5331-1 et suivants du Code du travail. En particulier, le Client s’engage à rédiger des Offres décrivant de manière claire les principales caractéristiques du poste à pourvoir, sans introduire de condition discriminatoire à l’embauche.

Le Client reconnaît et accepte expressément que les éventuelles informations et assistance fournies par HELLOWORK dans le cadre de la rédaction de l’Offre n’ont qu’une valeur informative et qu’il est donc seul responsable du contenu de l’Offre.

En conséquence, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, un Utilisateur, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du contenu de l’Offre, de sa présentation, et généralement, de sa diffusion.

Le Client s’engage à ne pas revendre à des tiers les Services de la Solution, ainsi que les résultats de l’utilisation des Services (CV, candidatures etc.).

Article 14. Propriété intellectuelle

14.1 La charte graphique de la Solution, ainsi que toutes les marques, logos, contributions, photographies, données, bases de données et de la banque d’Offres, textes, commentaires, illustrations, images animées ou non, séquences vidéo, sons, brevets, données privées, technologies, produits, publications, process ainsi que toutes les applications informatiques qui pourraient être utilisées pour faire fonctionner la Solution et plus généralement tous les éléments reproduits ou utilisés à travers la Solution sont protégés au titre de la propriété intellectuelle par les lois en vigueur.

Ils sont la propriété pleine et entière de HELLOWORK ou de ses partenaires. Toute reproduction, représentation, utilisation ou adaptation, sous quelque forme que ce soit, de tout ou partie de ces éléments, y compris les applications informatiques, sans l’accord préalable, exprès et écrit de HELLOWORK ou du titulaire des droits, sont strictement interdites.

HELLOWORK se réserve la possibilité d’engager toute action pour faire sanctionner toute atteinte à ses droits de propriété intellectuelle.

14.2 Aux termes de chaque Commande ayant pour objet l’utilisation des Services de la Solution, le Client accorde à titre gratuit et non exclusif à HELLOWORK, un droit d’utilisation limité des éléments remis pour intégration au sein de la Solution pour le monde entier aux seules fins de fourniture des Services, de leur promotion et de leur distribution, et ce, sur tout support et par tout moyen de communication, sur les sites de partenaires ou de tiers. Ce droit est accordé pour la stricte durée du Contrat.

Le Client garantit à HELLOWORK qu’il détient l’intégralité des droits de propriété intellectuelle nécessaires à la présente licence et qu’elle ne porte en conséquence pas atteinte aux droits de tiers.

Le Client doit faire une sauvegarde par lui-même des données communiquées à HELLOWORK liées à l’utilisation des Services de la Solution. A l’issue du Contrat, quel qu’en soit le motif, HELLOWORK ne sera pas tenu de restituer au Client les données liées à l’utilisation des Services de la Solution.

14.3 Propriété du nom de domaine de la Solution

Dans le cadre de la mise à disposition de la Solution, le nom de domaine par défaut de la Solution reste la pleine propriété de HELLOWORK. Dès lors, le cas échéant, le renouvellement du nom de domaine incombe à HELLOWORK.

Dans le cas où le nom de domaine par défaut serait masqué au moyen d’un nom de domaine choisi par le Client, ce dernier détient la pleine propriété du nom de domaine choisi. Dès lors, le cas échéant, le renouvellement du nom de domaine incombe au Client.

Article 15. Audit

Le Client s’interdit d’effectuer des pentest en grey box (boîte grise) et white box (boîte blanche).

Toutefois, HELLOWORK autorise le Client à effectuer un audit en black box (boîte noire) sous réserve d’en informer HELLOWORK par écrit et au moins quinze (15) jours calendaires avant la tenue de l’audit.

Cette information devra être adressée à son contact commercial habituel et contenir les éléments suivants :

Objectif du pentest
Date du pentest
Sources (IP/user agent)

Cet audit pourra être réalisé par le Client, ou par un auditeur indépendant ne concurrençant pas les activités de HELLOWORK, dans la limite d’un (1) audit par an. Cet auditeur indépendant est choisi par le Client et accepté par HELLOWORK. Cet auditeur possède les qualifications professionnelles requises et est soumis à un accord de confidentialité.

L’audit devra être mené de façon à ne pas perturber l’activité de HELLOWORK (ne pas ralentir les Service ou les rendre indisponible). L’audit ne comporte pas d’accès à tous systèmes, information, données non liées aux Services, ni d’accès physique aux serveurs sur lesquels sont sauvegardées les solutions logicielles de HELLOWORK.

Le Client prend à sa charge tous les frais occasionnés par l’audit, incluant de manière non limitative les honoraires de l’auditeur.

Article 16. Références commerciales

Le Client autorise HELLOWORK, pendant toute la durée de la relation commerciale, à citer, à titre de référence commerciale, sur sa documentation commerciale et/ou les sites internet qu’il édite l’existence de leur relation commerciale.

Article 17. Photographies et/ou vidéos

Dans le cadre de la mise à disposition de certains Services, HELLOWORK pourra être amenée à publier des photographies et/ou vidéos (ci-après les “Images”) du personnel, des intervenants extérieurs ou des étudiants du Client (ci-après les “Participants”), sur les sites internet édités par HELLOWORK, et ses différents réseaux sociaux, uniquement pour la promotion de la marque employeur du Client. Les Images ne seront utilisées à aucune autre fin par HELLOWORK.

Les Images seront publiées par HELLOWORK pour la durée du Contrat. Cependant, le Client peut demander à tout moment, par mail adressé à son contact habituel HELLOWORK, la suppression des Images. Cette suppression sera effective dans les meilleurs délais à réception de la demande par HELLOWORK, sans préjudice des dispositions relatives à l’exercice des droits des Participants.

17.1 Droit à l’image des Participants

Le Client garantit qu’il a obtenu l’autorisation des Participants permettant la captation, la fixation et l’exploitation de leur image par HELLOWORK, dans les conditions définies au Contrat.

Dans l’hypothèse d’une contestation, de la part d’un Participant, de l’utilisation de son image par HELLOWORK et conforme à l’utilisation décrite dans cet article, le Client prendra en charge tous les frais liés à la défense de HELLOWORK et garantira HELLOWORK des éventuelles condamnations prononcées contre elle.

L’exercice des droits RGPD des Participants pourra se faire conformément aux modalités prévues au contrat de sous-traitance, en annexe 1.

17.2 Utilisation des Images

17.2.1 Images fournies par le Client

Le Client cède à HELLOWORK les droits de reproduction et de représentation, permettant l’enregistrement et la diffusion des Images, par tout moyen technique connu à ce jour, sur toute plateforme éditée par HELLOWORK et ses différents réseaux sociaux. Cette cession est consentie uniquement pour permettre la promotion de la marque employeur du Client par HELLOWORK, et à aucune autre fin. Elle est consentie à titre gratuit, et pour la durée du Contrat.

Le Client garantit à HELLOWORK qu’il dispose sans restriction ni réserve de tous les droits permettant la représentation et la reproduction des Images. Et qu’à ce titre, il a régularisé, le cas échéant, les autorisations, conventions, cessions ou licences de droits nécessaires à la représentation et la reproduction par HELLOWORK, des Images, avec tout tiers qui pourrait détenir des droits sur tout ou partie des Images.

Le Client s’engage à transmettre à HELLOWORK des Images avec le nom de son auteur (ex : crédit photo intégré sur la photographie).

Le Client garantit HELLOWORK contre tout recours ou toute action que pourrait lui intenter, à un titre quelconque, toute personne qui estimerait détenir des droits, de quelque sorte que ce soit, sur tout ou partie des Images, ou toute personne estimant que ses droits d’auteur ne sont pas respectés (notamment si le Client n’a pas transmis le nom de l’auteur à HELLOWORK).

17.2.2 Images commandées auprès de HELLOWORK

17.2.2.1 Périmètre de la cession

Dans le cas où le Client décide de faire réaliser un shooting des Images par un prestataire sélectionné par HELLOWORK, HELLOWORK vendra le shooting au Client et lui cèdera les droits de reproduction, et de représentation, permettant l’enregistrement et la diffusion des Images, par tout moyen technique connu à ce jour :

uniquement pour la promotion de sa marque employeur auprès de candidats potentiels ;
sur tout support web ainsi que les supports prints suivants : flyer, kakemono, affichette de recrutement, et pour un nombre illimité d’exemplaires de chaque support ;
pour le monde entier ;
et pour une durée de trois (3) ans à compter de la réalisation des Images.

Lors de leur utilisation, les Images devront obligatoirement porter la mention des crédits : ©nomdelauteur. Cette obligation est valable quel que soit le support utilisé (internet, papier etc.).

17.2.2.2 Planification du shooting

Les Parties conviennent de fixer une date pour la réalisation du shooting. Une fois la date fixée, le Client aura la possibilité de demander le report de cette date une (1) fois à condition d’en informer HELLOWORK par mail, via son contact habituel, au moins dix (10) jours calendaires avant.

Toute demande de report du shooting ne respectant pas les conditions énoncées ci-dessus sera facturée d’un montant forfaitaire de cinq cents (500) euros correspondant aux frais exposés en raison du shooting reporté.

En toute hypothèse, les Parties conviendront ensemble d’une nouvelle date pour le shooting.

Article 18. Responsabilité

18.1 Stipulations générales

18.1.1 HELLOWORK s’engage à exécuter ses obligations en professionnel diligent et à se conformer aux règles de l’art en vigueur. Pour autant, il est expressément spécifié que HELLOWORK ne sera tenue que par une obligation de moyens et non de résultat pour l’ensemble de ses obligations au titre des présentes.

Le Client reconnaît et accepte expressément que les informations fournies pour l’utilisation des Services de la Solution, y compris l’interprétation des réglementations, ne le sont qu’à titre purement informatif.

18.1.2 En tout état de cause, le Client utilise les Services de la Solution sous ses seules directions, contrôle et responsabilité.

18.1.3 HELLOWORK ne pourra notamment pas être tenue pour responsable des dommages consécutifs à /au :

Une inexécution ou une mauvaise exécution par le Client des obligations à sa charge au titre du Contrat ou de la Solution commandée ;
Une mauvaise utilisation des Services de la Solution par le Client.

18.1.4 HELLOWORK ne pourra par ailleurs pas être tenue pour responsable :

De la performance économique de la Solution et des résultats de son utilisation. A ce titre, HELLOWORK ne fait aucune garantie expresse ou implicite quant à l’impact de la Solution sur l’activité du Client.
Du dysfonctionnement de la Solution résultant d’un mauvais paramétrage des éléments techniques liés au nom de domaine dans le cas où un tel paramétrage est effectué par le Client sans tenir compte des indications fournies par HELLOWORK, quels que puissent être les conséquences ou les délais d’immobilisation des Services ou d’indisponibilité du serveur DNS lié au nom de domaine choisi par le client ;
Du dysfonctionnement des éléments nécessaires (services et/ou produits) à la fourniture de la Solution, dont l’exécution et/ou la fourniture est réalisée par un tiers, quels que puissent être les conséquences ou les délais d’immobilisation de la Solution ;
De l’indisponibilité et du dysfonctionnement de la Solution en raison d’une augmentation subite du trafic conséquente à des actions effectuées par des tiers sans que HELLOWORK en ait été préalablement informée ;
De l’adéquation de la Solution aux besoins du Client, qui relève en effet de la seule appréciation de ce dernier ;
Des pertes ou des dommages survenus aux serveurs, matériels informatiques, informations, fichiers, données ou bases de données ou à tout autre élément transmis par le Client et dont le Client s’engage par les présentes à assurer la sauvegarde. Il appartient au Client de réaliser sous sa responsabilité et sous sa direction des sauvegardes régulières de l’ensemble des données traitées directement ou indirectement dans le cadre de la fourniture de la Solution par HELLOWORK ;
D’une quelconque contamination par un virus des fichiers du Client et des conséquences éventuellement dommageables de cette contamination.

18.1.5 En tout état de cause, les réparations dues par HELLOWORK en cas de défaillance de la Solution fournie dans le cadre des présentes qui résulterait d’une faute établie à son encontre correspondront au seul préjudice direct, personnel et certain lié à la défaillance en cause, à l’exclusion expresse de tout dommage indirect.

En aucun cas, HELLOWORK ne pourra être tenue responsable des préjudices indirects, c’est à dire tous ceux qui ne résultent pas directement et exclusivement de la défaillance partielle ou totale de la Solution fournie par HELLOWORK, tels que manque à gagner, préjudice commercial, préjudice financier, perte de commandes, atteinte à l’image de marque, trouble commercial quelconque, perte de données, perte de bénéfices ou de clientèle, pour lesquels le Client sera son propre assureur ou pourra contracter les assurances appropriées.

Toute action dirigée contre le Client par un tiers constitue un préjudice indirect et par conséquent, n’ouvre pas droit à réparation.

18.1.6 En tout état de cause, le montant des dommages-intérêts qui pourraient être mis à la charge de HELLOWORK, si sa responsabilité était engagée, sera limité au montant des sommes effectivement versées par le Client à HELLOWORK ou facturées au Client par HELLOWORK ou au montant des sommes correspondant au prix de la Solution, pour la part de la Solution pour laquelle la responsabilité de HELLOWORK a été retenue, étant précisé que sera pris en considération le montant le plus faible de ces sommes.

18.1.7 Toute action en responsabilité contre HELLOWORK sera prescrite un (1) an après la survenance du fait dommageable générateur.

18.2 Accès et fonctionnement de la Solution

18.2.1 En vue d’assurer la maintenance technique de la Solution, la fourniture des Services pourra être interrompue ponctuellement. Dans la mesure du possible, HELLOWORK s’efforcera d’en avertir au préalable le Client.

HELLOWORK décline toute responsabilité en cas d’un éventuel préjudice qui pourrait résulter de l’indisponibilité des Services de la Solution ou d’un problème de connexion aux Services de la Solution.

18.2.2 Le Client convient que les protocoles actuels de transmission via Internet ne permettent pas d’assurer de manière certaine et continue la bonne réception des messages, ni l’intégrité des documents transmis ou l’identité de l’émetteur. Aussi, la responsabilité de HELLOWORK ne saurait être recherchée en cas de mauvaise transmission due à une défaillance ou à un dysfonctionnement de ces réseaux de transmission.

18.2.3 Aucune responsabilité de HELLOWORK ne pourra en tout état de cause être recherchée dans les cas suivants :

en cas d’interruption pour maintenance programmée pour laquelle le Client est averti préalablement ;
en cas d’interruption ou difficultés de fonctionnement indépendants de la volonté de HELLOWORK, notamment en cas d’interruption des services d’électricité ou des télécommunications, de pannes techniques causées par des actions de malveillance (attaque de « Hackers », etc.).

Article 19. Force Majeure

Aucune des Parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement quelconque à ses obligations contractuelles, si elle a été empêchée d’exécuter son obligation par un évènement de force majeure tel que défini à l’article 1218 du Code civil.

Les obligations des Parties au titre du Contrat ne pouvant être exécutées du fait dudit évènement, seront suspendues pendant la durée du cas de force majeure et reprendront dès la cessation de ce dernier.

L’inexécution d’une obligation liée au Contrat imputable à un cas de force majeure ne pourra faire l’objet d’aucun recours. En cas de survenance d’un tel évènement empêchant une Partie de respecter ses engagements, elle s’engage à en informer l’autre Partie dans les plus brefs délais.

Les Parties pourront librement résilier la Commande en cas de persistance du cas de force majeure au-delà de soixante (60) jours à compter de la survenance du cas de force majeure, sans qu’aucune Partie ne puisse prétendre à l’octroi de dommages et intérêts.

Article 20. Données à caractère personnel

20.1 Traitement de données à caractère personnel par HELLOWORK

Les Parties s’engagent à respecter en toutes circonstances les réglementations qui leur sont applicables en matière de protection des données à caractère personnel, ci-après les « Données à caractère personnel », notamment les dispositions de la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que le Règlement (UE) n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, ci-après « RGPD », et s’emploient à traiter les Données personnelles avec diligence et de manière professionnelle.

HELLOWORK veille tout particulièrement au respect de ses obligations en matière de collecte et de traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs, des Candidats et des personnels de ses Clients en conformité avec les règlementations en vigueur sur la protection des Données à caractère personnel, applicables en Europe et en France.

Les dispositions relatives aux données personnelles sont annexées aux Conditions Générales (Annexe A).

20.2 Implémentation de Google Tag Manager (GTM)

Pour pouvoir déposer, activer ou désactiver des cookies ou des traceurs de connexion et de mesures de performances sur la solution, le Client doit obligatoirement utiliser l’outil GTM.

Le client doit insérer ses codes d’accès confidentiels communiqués par Google afin d’accéder à la console de management de son compte.

Dans le cadre de cette implémentation, HELLOWORK agit sur instructions du Client. Toutefois, l’implémentation de GTM n’est pas un traitement de Données à caractère personnel. En conséquence, HELLOWORK n’est donc pas Sous-traitant et le Client agit seul en qualité de Responsable de traitement vis-à-vis des Candidats.

En tant que Responsable de traitement, le Client doit respecter les réglementations en vigueur applicables en Europe et en France en matière de protection des données personnelles et de dépôt de cookies ou de traceurs, notamment :

informer les Candidats sur les finalités du dépôt des cookies ou des traceurs
recueillir le consentement des Candidats au moyen d’une Consent Management Platform (« CMP »)

En tout état de cause, le Client garantit HELLOWORK contre toute action, plainte, réclamation qui pourrait être portée à son encontre par un Candidat, les pouvoirs publics ou tout tiers au titre du non-respect par le Client de cette obligation.

Il est expressément convenu que le Client est responsable de tout dysfonctionnement de la Solution résultant de son utilisation de GTM.

Article 21. Domiciliation – Loi applicable – Tribunal compétent

Pour l’exécution des Conditions Générales, les Parties font élection de domicile à leur siège social.

Toute question relative aux Conditions Générales, ainsi qu’aux Commandes qu’elles régissent, sera régie par le droit français.

En cas de litige, et à défaut de règlement amiable, tout différend ayant trait aux présentes Conditions Générales, ainsi qu’aux Commandes qu’elles régissent, sera de la seule compétence du tribunal de commerce de Rennes, même en cas de référé, d’appel en garantie, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs.

Annexe A – Annexe relative aux Données à caractère personnel

La présente annexe, ci-après l’« Annexe », définit les conditions dans lesquelles les Parties effectuent des opérations de traitement dans le cadre de l’exécution du Contrat.

Les définitions utilisées ci-après sont celles de l’article 4 du règlement général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, ci-après le « RGPD ».

« Données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « Personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

« Responsable du traitement » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce Traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le Responsable du Traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre.

« Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement.

« Destinataire » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de Données à caractère personnel dans le cadre d’une mission d’enquête particulière conformément au droit de l’Union ou au droit d’un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires. Le Traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du Traitement.

« Tiers » désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la Personne concernée, le Responsable du traitement, le Sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du Responsable du traitement ou du Sous-traitant, sont autorisées à traiter les Données à caractère personnel.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la règlementation en vigueur applicable au Traitement de Données à caractère personnel et, en particulier le RGPD, ci-après la « Règlementation applicable ».

Article 1 – Traitements effectués par HELLOWORK en tant que Responsable de traitement

HELLOWORK est Responsable de traitement, elle détermine les finalités et les moyens des Traitements qu’elle opère.

Le délégué à la protection des données de HELLOWORK, ci-après le « DPO », peut être contacté :

par e-mail à l’adresse dpo@hellowork.com ou
par voie postale à l’adresse : 2 rue de la Mabilais à (35000) Rennes.

1.1 Traitements relatifs aux Données à caractère personnel du personnel du Client

HELLOWORK collecte et traite des Données à caractère personnel du personnel du Client pour gérer sa relation commerciale avec le Client et permettre l’exécution des présentes.

HELLOWORK traite également dans son intérêt légitime des Données à caractère personnel du personnel du Client, ci-après les « Personnes concernées », pour assurer sa prospection commerciale.

En tout état de cause, le Client s’engage à en informer son personnel.

Ces Données à caractère personnel sont destinées aux services habilités de HELLOWORK et sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. Puis pour une durée de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du personnel du Client concerné.

En application du RGPD, les Personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, d’un droit à la portabilité, à la limitation des traitements et d’un droit au retrait du consentement. Ces droits peuvent être exercés auprès du DPO. Elles disposent également d’un droit de définir des directives relatives au sort de ses données personnelles après leur mort.

Si les Personnes concernées considèrent qu’HELLOWORK ne respecte pas leurs droits, elles ont la possibilité d’effectuer un recours auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Toutefois, elles sont invitées à contacter au préalable HELLOWORK.

1.2 Traitements relatifs aux Données à caractère personnel des Utilisateurs

HELLOWORK collecte et traite des Données à caractère personnel des Utilisateurs, pour son propre compte et pour les finalités suivantes :

assurer un support et une assistance technique des Utilisateurs,
encadrer l’exploitation et la cybersécurité des Services, et
améliorer les Services,
et le cas échéant, superviser le fonctionnement et le comportement de ses algorithmes d’intelligence artificielle.

Article 2 – Traitement effectués par HELLOWORK en tant que Sous-traitant

2.1 Description des Traitements faisant l’objet de la sous-traitance

Afin d’exécuter ses obligations contractuelles, HELLOWORK peut être amenée à réaliser des Traitements pour le compte du Client en suivant ses instructions.

Les finalités et les moyens du Traitement sont déterminés par le Client et décrits en annexe 1,ci-après « Annexe 1 : Finalités et moyens des Traitements ».

Le Client agit alors en qualité de Responsable de traitement et HELLOWORK agit en qualité de Sous-traitant.

Dans l’hypothèse, où le Client utiliserait les Données à caractère personnel des Utilisateurs pour d’autres finalités que celles convenues, il le fera à ses risques et périls. HELLOWORK ne saurait être tenue de quelques dommages et conséquences de quelque nature que ce soit résultant d’un manquement par le Client à la Règlementation applicable.

2.2 Obligations du Client

Pendant toute la durée de la relation contractuelle entre les Parties, le Client :

Détermine, en qualité de Responsable de traitement, la nature et les catégories de Données à caractère personnel concernées par le Traitement ;
Garantit avoir effectué toute formalité ou procédure requise au regard de la Règlementation applicable avant toute communication de Données à caractère personnel à HELLOWORK ;
Garantit à HELLOWORK la collecte loyale et licite des Données à caractère personnel et le respect de l’information et du recueil du consentement des Personnes Concernées lorsque ce consentement est nécessaire pour permettre à HELLOWORK de réaliser les Traitements ;
Déclare qu’il traite les Données à caractère personnel utilisées dans le cadre de la Solution et des Services sur la base de l’un des fondements prévus à l’article 6 du RGPD ;
S’engage à traiter les Données à caractère personnel uniquement pour les finalités décrites en Annexe 1;
S’engage à ne communiquer à HELLOWORK que des Données à caractère personnel licites, complètes, actualisées et avérées ;
S’engage, en qualité de Responsable de traitement, à documenter par écrit toute instruction concernant la réalisation des Traitement par HELLOWORK ;
S’engage à informer HELLOWORK de toute information dont il aurait connaissance, relative à la conformité des Traitements à la Règlementation Applicable et à l’exercice des droits des Personnes Concernées.

2.3 Obligations de HELLOWORK

Pendant toute la durée de la relation contractuelle entre les Parties, HELLOWORK s’engage à :

Traiter les Données à caractère personnel uniquement pour les finalités déterminées par le Client et décrites à l’Annexe 1;
Traiter les Données à caractère personnel conformément aux instructions du Client. Si HELLOWORK considère qu’une instruction du Client constitue une violation de la Règlementation Applicable, elle en informe immédiatement le Client ;
Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles en vertu du Contrat s’engagent à respecter la confidentialité ou, le cas échéant, soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
Supprimer, au choix et la demande du Client, les Données Personnelles et les lui restituer à la fin de la relation contractuelle, sous réserve de dispositions contraires de la Règlementation Applicable relatives à la durée de conservation des Données Personnelles.

2.4 Sous-traitance

Le Client accepte que pendant la durée du Contrat, et à tout moment, HELLOWORK puisse faire appel à des Sous-traitants ultérieurs, ci-après les « Sous-traitants ultérieurs », pour mener des activités de traitement spécifique. Dans ce cas, HELLOWORK informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé (ajout ou remplacement) de Sous-traitant ultérieur. Le Client s’engage à transmettre à HELLOWORK l’adresse email du contact à qui cette information devra être transmise.

Le Client reconnaît et accepte les Sous-traitants Ultérieurs listés à l’annexe 2 du Contrat, ci-après « Annexe 2 : Sous-traitants ultérieurs ».

Le Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du Contrat pour le compte et selon les instructions du Responsable de traitement. Il appartient à HELLOWORK de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le Traitement réponde aux exigences de la Règlementation applicable. Si le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des Données à caractère personnel, HELLOWORK demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le Sous-traitant ultérieur de ses obligations.

2.5 Droit d’information des Utilisateurs

Il appartient au Responsable de traitement de fournir l’information aux Utilisateurs au moment de la collecte des Données à caractère personnel.

2.6 Exercice des droits des Utilisateurs

Dans la mesure du possible, HELLOWORK s’engage à prêter son assistance raisonnable au Client afin de lui permettre de s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des Personnes Concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du Traitement, droit à la portabilité des Données à caractère personnel, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Toutefois, le Client est informé que le Sous-traitant agit en qualité de Sous-traitant et/ou de Responsable de traitement pour d’autres produits et/ou services.

A ce titre, il aura la capacité de transmettre une demande d’exercice de droit au Client si la Personne concernée lui fournit les informations nécessaires à l’identification du produit et/ou du service utilisé.

2.7 Notification des Violations de Données à caractère personnel

En cas de Violation de Données à caractère personnel, les Parties conviennent que :

HELLOWORK notifie au Client cette Violation de Données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Elle précise dans sa communication les éléments suivants : la nature de la Violation de Données à caractère personnel, les catégories et le nombre approximatif de Personnes Concernées, les catégories et le nombre de fichiers concernés, les conséquences probables de la Violation de Données à caractère personnel, les mesures prises pour remédier à la Violation de Données à caractère personnel, et le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la Violation de Données à caractère personnel,
Sauf s’il en est décidé autrement entre les Parties, le Client informe directement les Personnes concernées, sauf s’il existe un risque élevé pour les droits et libertés des Personnes Concernées, dans les meilleurs délais. Cette notification devra a minima contenir et exposer, en des termes clairs et précis, les éléments suivants : la nature de la Violation de Données à caractère personnel, les conséquences probables de la Violation de Données à caractère personnel, les coordonnées de la personne à contacter (DPO ou autre), les mesures prises pour remédier à la Violation de Données à caractère personnel, et le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la Violation.

2.8 Audit

HELLOWORK met à la disposition du Client les informations strictement nécessaires à la démonstration du respect par HELLOWORK de ses obligations au titre de l’article 28 du RGPD.

Un audit pourra être réalisé par le Client, ou par un auditeur indépendant ne concurrençant pas les activités de HELLOWORK, dans la limite d’un (1) audit par an. Cet auditeur indépendant est choisi par le Client et accepté par HELLOWORK. Cet auditeur possède les qualifications professionnelles requises et est soumis à un accord de confidentialité.

HELLOWORK devra être averti au moins quinze (15) jours ouvrés avant la tenue de l’audit. L’audit ne peut être effectué que durant les heures d’ouverture de HELLOWORK et d’une façon qui ne perturbe pas son activité. L’audit ne comporte pas d’accès à tous systèmes, information, données non liées Traitements réalisées dans le cadre des Services, ni d’accès physique aux serveurs sur lesquels sont sauvegardées les solutions logicielles de HELLOWORK.

Le Client prend à sa charge tous les frais occasionnés par l’audit, incluant de manière non limitative les honoraires de l’auditeur et rembourse à HELLOWORK toutes les dépenses et frais occasionnés par cet audit.

2.9 Mesures de sécurité

HELLOWORK s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d’assurer la sécurité des Données à caractère personnel des Utilisateurs.

Le Client reconnait les mesures décrites en annexe 3, ci-après « Annexe 3 : Mesures de sécurité techniques et organisationnelles », comme étant satisfaisantes.

2.10 Sort des Données à caractère personnel

Au terme du Contrat, et ce quel qu’en soit la raison, HELLOWORK s’engage à détruire ou à renvoyer toutes les Données à caractère personnel au Client.

La restitution est effectuée dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, choisi parmi les formats standards proposés par HELLOWORK. Lorsque cela est techniquement disponible et pertinent, les Données à caractère personnel peuvent être restituées dans le format dans lequel elles ont été communiquées par le Client. La restitution comprend les métadonnées nécessaires à l’interprétation et à la réutilisation des données, dans les limites prévues par la réglementation applicable.

L’export standard des données et les opérations nécessaires au changement de fournisseur sont réalisés conformément aux dispositions impératives du règlement (UE) 2023/2854 relatif aux données, notamment celles relatives aux frais de changement de fournisseur.

Toute prestation supplémentaire demandée par le Client, notamment une conversion dans un format spécifique non proposé en standard, une extraction personnalisée, des extractions multiples ou une assistance particulière à la migration, pourra faire l’objet d’une facturation distincte. HELLOWORK communiquera préalablement au Client un devis détaillant la nature et le prix de cette prestation. Le refus du Client d’accepter ce devis ne fera pas obstacle à la restitution standard des données dans les conditions prévues au présent article.

Liste des Annexes :

Annexe 1: Finalités et moyens des Traitements
Annexe 2 : Sous-traitants ultérieurs
Annexe 3 : Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Annexe 1 : Finalités et moyens des Traitements

Traitement n°1 : Alerte emails Candidats sur nouvelles Offres
Finalité du Traitement	Envoyer aux Candidats inscrits aux alertes les dernières Offres correspondant à leurs critères de recherche.
Nature des opérations de Traitement	☑ Collecte ☑ Enregistrement ☑ Conservation / Stockage ☑ Extraction / Consultation ☑ Utilisation ☑ Communication par transmission ☐ Diffusion ☑ Rapprochement / Interconnexion ☑ Effacement / Destruction
Catégories de Personnes concernées	Candidats (inscrits aux alertes mail, ayant déposé leur CV)
Catégories de Données à caractère personnel traitées	Données de connexion et navigation (push emails, annonces visitées, catégorie annonce vue, contexte recherche d’emploi, référence annonce)
Durée de conservation	24 mois
Hébergement des Données à caractère personnel	France (OVH)
Sous-traitants ultérieurs impliqués	OVH SAS (OVHcloud), Brevo / Sendinblue SAS (Brevo), Amazon Web Services EMEA SARL, Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure)

Traitement n°2 : Promotion marque employeur du Client
Finalité du Traitement	Diffuser l’Image des Participants sur la Solution afin de promouvoir la marque employeur du Client.
Nature des opérations de Traitement	☑ Collecte ☐ Enregistrement ☑ Conservation / Stockage ☐ Extraction / Consultation ☐ Utilisation ☐ Communication par transmission ☑ Diffusion ☐ Rapprochement / Interconnexion ☑ Effacement / Destruction
Catégories de Personnes concernées	Participants
Catégories de Données à caractère personnel traitées	Images
Durée de conservation	24 mois
Hébergement des Données à caractère personnel	France (OVH)
Sous-traitants ultérieurs impliqués	Microsoft Ireland Operations Ltd (Office 365), OVH SAS (OVHcloud)

Traitement n°3 : Connexion des Utilisateurs au Back-Office
Finalité du traitement	Authentification des Utilisateurs via le SSO de manière sécurisée pour permettre la consultation des statistiques de la Solution.
Nature des opérations de Traitement	☑ Collecte ☐ Enregistrement ☐ Conservation / Stockage ☑ Extraction / Consultation ☑ Utilisation ☐ Communication par transmission ☐ Diffusion ☐ Rapprochement / Interconnexion ☑ Effacement / Destruction
Catégories de Personnes concernées	Utilisateurs
Catégories de Données à caractère personnel traitées	Cookies et traceurs tiers (cookie session)
Durée de conservation des données	24 mois
Hébergement des Données à caractère personnel	France (OVH)
Sous-traitants ultérieurs impliqués	OVH SAS (OVHcloud)

Traitement n°4 : Matching Offre/Candidat
Finalité du Traitement	Aider le Candidat à trouver des Offres correspondant à ses compétences. Suggérer des Offres aux Candidats.
Nature des opérations de Traitement	☑ Collecte ☑ Enregistrement ☑ Conservation / Stockage ☑ Extraction / Consultation ☑ Utilisation ☐ Communication par transmission ☐ Diffusion ☑ Rapprochement / Interconnexion ☑ Effacement / Destruction
Catégories de Personnes concernées	Candidats
Catégories de Données à caractère personnel traitées	Données du CV : mobilité, lieu de vie, poste actuel/recherché, contrat de travail, compétences, diplôme, rémunération, fonction, date de disponibilité, reconnaissance travailleur handicapé
Durée de conservation	15 jours (cache matching)
Hébergement des Données à caractère personnel	France (OVH)
Sous-traitants ultérieurs impliqués	OVH SAS (OVHcloud), Amazon Web Services EMEA SARL, Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure)

Traitement n°5 : Contrôle et sécurisation du contenu
Finalité du Traitement	Modération automatique des documents (CV) et du contenu illicite. Contrôle antivirus. Analyse de contenu texte pour détecter les contenus haineux.
Nature des opérations de Traitement	☑ Collecte ☑ Enregistrement ☑ Conservation / Stockage ☑ Extraction / Consultation ☑ Utilisation ☐ Communication par transmission ☐ Diffusion ☐ Rapprochement / Interconnexion ☑ Effacement / Destruction
Catégories de Personnes concernées	Candidats
Catégories de Données à caractère personnel traitées	Données de connexion/navigation, données du CV (mobilité, lieu de vie, poste, compétences, diplôme, rémunération), cookies (session)
Durée de conservation	24 mois
Hébergement des Données à caractère personnel	France (OVH)
Sous-traitants ultérieurs impliqués	OVH SAS (OVHcloud), Amazon Web Services EMEA SARL

Traitement n°6 : Réponse à une Offre
Finalité du Traitement	Réponse à une Offre par un Candidat. Collecte du CV et du courrier d’accompagnement. Ces éléments sont mis à disposition de l’Utilisateur dans le Back-Office.
Nature des opérations de Traitement	☑ Collecte ☑ Enregistrement ☑ Conservation / Stockage ☑ Extraction / Consultation ☑ Utilisation ☑ Communication par transmission ☐ Diffusion ☐ Rapprochement / Interconnexion ☑ Effacement / Destruction
Catégories de Personnes concernées	Candidats
Catégories de Données à caractère personnel traitées	Données du CV : civilité, nom, prénom, email, téléphone, nationalité, lieu de vie, mobilité, reconnaissance TH, poste, contrat, compétences, diplôme, rémunération, fonction, date disponibilité, CV intégral
Durée de conservation	Conservation temporaire de 15 jours (permettant de rejouer le transfert si nécessaire)
Hébergement des Données à caractère personnel	France (OVH)
Sous-traitants ultérieurs impliqués	OVH SAS (OVHcloud)

Traitement n°7 : Traduction automatisée d’un CV
Finalité du Traitement	Permettre aux Candidats disposant d’un CV en langue étrangère de bénéficier du matching. Traduction automatique si CV détecté dans une langue autre que le français.
Nature des opérations de Traitement	☑ Collecte ☐ Enregistrement ☐ Conservation / Stockage ☑ Extraction / Consultation ☑ Utilisation ☑ Communication par transmission ☐ Diffusion ☐ Rapprochement / Interconnexion ☑ Effacement / Destruction
Catégories de Personnes concernées	Candidats
Catégories de Données à caractère personnel traitées	CV intégral, date de collecte du CV
Durée de conservation	Durée de la traduction (pas de conservation persistante)
Hébergement des Données à caractère personnel	France (OVH) / Allemagne (DeepL)
Sous-traitants ultérieurs impliqués	DeepL SE (DeepL Pro)

Traitement n° 8 : Transmission des candidatures au Client
Finalité du Traitement	Transmettre au Client les données collectées par la Solution, par email ou API HTTPS. Stockage temporaire sur serveur web avant envoi vers le dispositif du Client.
Nature des opérations de Traitement	☑ Collecte ☑ Enregistrement ☑ Conservation / Stockage ☑ Extraction / Consultation ☐ Utilisation ☑ Communication par transmission ☐ Diffusion ☐ Rapprochement / Interconnexion ☑ Effacement / Destruction
Catégories de Personnes concernées	Candidats
Catégories de Données à caractère personnel traitées	Données du CV complètes (civilité, nom, prénom, email, tél., nationalité, lieu de vie, mobilité, reconnaissance TH, poste, contrat, compétences, diplôme, rémunération, fonction, date disponibilité), courrier de motivation, questions recruteur, photographie
Durée de conservation	15 jours
Hébergement des Données à caractère personnel	France (OVH). Note : possible transfert hors UE si le système du client n’est pas situé en UE.
Sous-traitants ultérieurs impliqués	OVH SAS (OVHcloud), Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure)

Annexe 2 : Sous-traitants ultérieurs

Sous-traitant ultérieur	Traitements réalisés	Localisation du Traitement
OVH SAS (OVHcloud)	Hébergement infrastructure	France
Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure)	Services cloud, calcul, IA	UE
Microsoft Ireland Operations Ltd (Office 365)	SSO, authentification	UE
Brevo / Sendinblue SAS (Brevo)	Envoi d’emails (alertes candidats)	France
Amazon Web Services EMEA SARL	Matching, modération	Irlande
DeepL SE (DeepL Pro)	Traduction automatisée CV	Allemagne (UE)

Annexe 3 : Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

HELLOWORK met en œuvre des pratiques avancées en matière de cybersécurité, de protection des données, et de conformité réglementaire. Les processus sont robustes et définis, avec une attention particulière portée à la sensibilisation des équipes et à la gestion des vulnérabilités.

Plus en détails, HELLOWORK aborde les aspects de la cyber sécurité comme suit :

Gestion des vulnérabilités et sécurité

Correctifs de sécurité :
HELLOWORK applique les correctifs pour chaque vulnérabilité détectée, dans le cadre de la politique interne de gestion des vulnérabilités. Plusieurs mesures sont mises en œuvre, telles que des scans de vulnérabilité, des scans de code, et des tests de pénétration (pentests).
Protection contre les codes malveillants :
HELLOWORK met en place des outils de détection automatisés et des revues manuelles, incluant des scans de code.

Chiffrement et protection des données

Chiffrement des données (au repos et en transit) :
HELLOWORK chiffre les données au repos avec l’algorithme AES-256 et les données en transit avec le protocole TLS 1.2.
Gestion des clés de chiffrement :
HELLOWORK gère les clés de chiffrement via ses équipes techniques et un prestataire spécialisé.
Conformité au RGPD pour les données personnelles :
HELLOWORK utilise les données uniquement pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Une charte informatique inclut des obligations de confidentialité et est annexée aux contrats de travail.

Journalisation et audits

Journalisation des accès et des activités système :
HELLOWORK met en place une journalisation des accès et des activités, y compris celles liées aux sauvegardes en suivant les recommandations de l’ANSSI. Ces journaux sont conservés pendant un an et peuvent être consultés sur demande.
Audit des services et tiers :
HELLOWORK prévoit de commencer l’audit des tiers interagissant avec son système d’information d’ici 2026.

Environnements de développement et gestion des changements

Cloisonnement des environnements :
HELLOWORK cloisonne strictement les environnements de développement, de test, et de production pour garantir leur isolation et limiter les risques.
Gestion des changements :
HELLOWORK met en œuvre un processus formalisé de gestion des changements. Chaque changement est consigné, planifié, évalué pour ses impacts sur la sécurité, et accompagné d’une procédure de repli. Une analyse de risque est réalisée à chaque changement majeur.

Plan de continuité d’activité (PCA) et sauvegardes

Plan de continuité d’activité :
HELLOWORK élabore actuellement un PCA. Des tests annuels seront mis en œuvre.
Sauvegardes :
HELLOWORK stocke les sauvegardes sur des sites distants dans l’Union européenne. Les sauvegardes sont protégées par des solutions sécurisées. Des tests de restauration réguliers seront mis en place.

Accès et authentification

Authentification sécurisée :
HELLOWORK utilise une authentification forte pour les administrateurs, avec des clés physiques (YUBIKEY) pour les administrateurs et des mécanismes de connexion SSO (Single Sign-On) intégrant le MFA pour les utilisateurs.
Gestion des identifiants génériques :
HELLOWORK interdit l’utilisation d’identifiants génériques dans son système.

Sensibilisation et formation

Formation des collaborateurs :
HELLOWORK dispense des programmes réguliers de sensibilisation sur des thèmes comme le phishing, le RGPD et les bonnes pratiques OWASP.
Formation au développement sécurisé :
HELLOWORK forme ses développeurs chaque année sur les bonnes pratiques en matière de développement sécurisé.

Cryptographie

Chiffrement des données :
HELLOWORK utilise l’algorithme AES-256 pour les données au repos et le protocole TLS 1.2 ou 1.3 pour les données en transit.
Gestion des clés :
HELLOWORK renouvelle les clés de chiffrement tous les 24 mois.

Cybersécurité et SOC

Assurance cyber :
HELLOWORK dispose d’une assurance cyber.
SOC et gestion des incidents :
HELLOWORK gère les incidents via des équipe DevOps et Cybersécurité disponibles en astreinte 24/7. Une cellule de crise est activée immédiatement en cas d’incident critique.

Évaluation de la sécurité

Pentests :
HELLOWORK réalise des tests de pénétration annuels confiés à une société externe certifiée PASSI.
Scans de vulnérabilités :
HELLOWORK effectue des scans automatisés à chaque déploiement pour identifier et corriger les failles. Un scan journalier de notre surface d’attaque est suivi par l’équipe interne de cybersécurité.

Politique de sauvegarde

Principes de sauvegarde :
HELLOWORK applique le principe 3-2-1 (3 copies des données, 2 types de stockage, 1 copie hors site).
Effacement des données :
HELLOWORK efface définitivement les données à la fin du contrat, y compris les sauvegardes dans un délai de 30 jours.

Qualité et sécurité des produits

Mesures pour garantir la sécurité des produits :
HELLOWORK applique des audits de code par ses équipes DevOps, des tests de pénétration annuels, et des scans de vulnérabilité en continu.
Compatibilité avec les navigateurs :
HELLOWORK garantit le fonctionnement de ses applications avec des navigateurs standards à jour (version en cours et version précédente)

Engagement liés aux incidents

Plan de gestion de crise :
HELLOWORK dispose d’un plan documenté de gestion de crise pour les événements impactant ses produits ou systèmes.