Charte de protection des données à caractère personnel
Présentation
L’application de cooptation mise à disposition par le recruteur (ci-après le « Recruteur ») a pour finalité de faciliter le processus de recrutement par cooptation du Recruteur. Cette application diffuse des offres d’emploi du programme de cooptation du Recruteur (ci-après les « Offres »), et permet la collecte des candidatures par cooptation pour le compte de celui-ci.
Le Recruteur, en tant que Responsable de traitement, met toutes les mesures en œuvre afin de traiter les données personnelles de ses collaborateurs qui souhaitent coopter des candidats pour les Offres (ci-après les « Coopteurs ») et des candidats cooptés par les Coopteurs (ci-après les « Candidats »), conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.
Cette politique de confidentialité concerne les utilisateurs de l’application (ci-après les « Utilisateurs »). Elle a pour objectif de les informer sur les mesures et engagements pratiques pris par le Recruteur afin de veiller au respect et à la protection de leurs données personnelles lors de l’utilisation d l’application.
Le Recruteur a confié la gestion de la cooptation à la société HELLOWORK société par actions simplifiée au capital social de 168 672 €, euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le numéro 428 843 130, et dont le siège social est situé au 2 rue de la Mabilais à (35000) Rennes (ci-après le « Prestataire »).
Quelles sont les finalités des traitements ?
Les données personnelles collectées sont traitées afin d’assurer notamment :
- La connexion à l’application par les Utilisateurs,
- La gestion et l’exécution du service de cooptation,
- Animation du réseau de Coopteurs
- Information sur des nouveaux postes ouvert à la cooptation
- Information sur l’avancement du processus de recrutement des candidats cooptés
- L’élaboration de statistiques.
Quelles sont les données collectées ?
Les données collectées au titre de la cooptation sont :
- Des informations relatives à l’identification du Coopteur et du Candidat : Nom, prénom ;
- Des informations pour contacter le Coopteur : e-mail ;
- Des informations pour contacter le Candidat : email, numéro de téléphone, adresse postale, pays de résidence ;
- Des informations sur le parcours professionnel du Candidat : CV, formation, diplômes, distinctions, profil LinkedIn;
- Des informations sur le lien existant entre le Coopteur et le Candidat : raisons de la recommandation, cookies ;
- Des informations pour mieux connaître le Coopteur : Cookies, adresses IP, etc ;
Quelles sont les bases légales des traitements des données ?
Le traitement des données à caractère personnel du Coopteur est nécessaire à la poursuite d’un intérêt légitime poursuivi par le Recruteur, qui est celui de la gestion de ses processus de recrutement.
Le traitement des données à caractère personnel du Candidat se fonde sur l‘intérêt légitime du Recruteur.
En tout état de cause, le Coopteur doit s’assurer qu’il a obtenu le consentement préalable du Candidat avant toute transmission des données personnelles de celui-ci dans le cadre du commencement du processus de cooptation.
Comment sont traitées les données personnelles collectées ?
Le Recruteur a pris toutes les mesures afin de préserver l’intégrité des données personnelles traitées et mises en ligne dans le cadre du service de cooptation, ainsi que d’assurer un niveau suffisant de sécurité et de confidentialité.
Quels sont les destinataires des données personnelles collectées ?
Les données personnelles ne sont transmises qu’aux catégories de personnes identifiées ci-dessous, et dans la stricte limite des finalités pour lesquelles elles ont été collectées :
- le Recruteur qui met en place le dispositif de cooptation pour ses besoins.
- les prestataires techniques : hébergeurs, services d’envoi de mails, d’extractions de données, d’audit et de sécurité informatique
Où sont hébergées les données personnelles collectées ?
Les Utilisateurs sont informés que les données personnelles les concernant sont hébergées par les sous-traitants ultérieurs suivants :
| Nom du sous-traitant ultérieur | Traitement | Lieu d’hébergement |
| OVH | Hébergement de la solution, des serveurs, base de données, backups | France |
| Microsoft Azure | Hébergement des logs (ELK) | France |
| Mailjet | Hébergement des mails envoyé via la solution Basile | Union Européenne |
Combien de temps sont conservées les données personnelles collectées ?
Les données personnelles d’un Coopteur seront conservées durant toute la période d’exécution de leur contrat de travail et/ou de collaboration avec le Recruteur, ou jusqu’à leur départ de la société du Recruteur.
Les données personnelles d’un Candidat seront conservées durant une période de deux (2) ans après le dernier contact avec ce Candidat. La notion de « dernier contact » s’entend comme la date à laquelle le Candidat a consenti à la collecte de ses données.
Concernant les Candidats faisant l’objet d’une embauche par le Recruteur, leurs données sont conservées durant toute la période d’exécution de leur contrat de travail et/ou de collaboration avec le Recruteur, ou jusqu’à leur départ de la société du Recruteur.
En toute état de cause, les données seront conservées par le Prestataire pendant la durée de la relation contractuelle entre le Recruteur et le Prestataire, ou jusqu’au départ du Coopteur ou du Candidat embauché par le Recruteur
Quels sont les droits que les Utilisateurs détiennent sur leurs données personnelles ?
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, toute personne dispose des droits suivants :
- d’un droit d’accès aux données la concernant
- d’un droit de rectification de ses données personnelles
- d’un droit à la portabilité de ses données personnelles
- d’un droit d’opposition au traitement de ses données personnelles
- d’un droit d’effacement de ses données personnelles
- d’un droit de limitation des traitements portant sur ses données personnelles
- d’un droit à la détermination du sort de ses données en cas de décès
- d’un droit au retrait du consentement pour l’utilisation de ses données personnelles
Comment exercer les droits relatifs à ses données personnelles ?
Tout utilisateur peut exercer ses droits, en envoyant sa demande directement au Recruteur qui a mis en place la solution de cooptation.
Réclamation auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des Libertés (CNIL)
Pour toute réclamation portant exclusivement sur le traitement des données personnelles des Utilisateurs, il est possible de contacter l’autorité compétente dans ce domaine et d’introduire une demande auprès de la CNIL soit sur son site www.cnil.fr, soit par voie postale à l’adresse 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.